Logistik und Arbeitsvorbereitung

Als Dienstleister im Bereich Scanning haben wir die Kapazität und das Know-how, um Ihnen alle Arbeitsschritte der digitalen Archivierung anzubieten. Dies gilt gleichermassen für den Transport des Scan-Gutes wie für die Vorbereitung auf den eigentlichen Scan-Prozess (z.B. Entklammern von Belegen). So können wir schnelle und hochwertige Scan-Arbeiten garantieren.

Das Scan Center der Stadt Zürich, Ihr Nutzen - unser Service:

• Transport des Scan-Gutes
• Aufbereiten der Unterlagen für den Scan-Vorgang
• Zwischenlagerung
• Permanenter Zugang zu Ihren Akten
• Lösungen, die Ihren Anforderungen entsprechen

Scanning

50 Millionen Seiten, von der Kreditkarte bis zum A3, digitalisieren wir jährlich mit unseren Hochleistungsscannern. Das tägliche Volumen liegt bei bis zu 200 000 Seiten.

Unsere hochaufgelösten Farb-Scans garantieren bestmögliche Wiedergabe von farbigen Markierungen, Notizen, Bildern und Grafiken.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir zeigen Ihnen den Weg zur effizienten, zeitgemässen und kostensparenden digitalen Archivierung.

Das Scan Center der Stadt Zürich weil...

• ...das Outsourcing der digitalen Archivierung Zeit, Platz und damit Geld spart.
• ...Sie flexibler und deutlich schneller bei Sortier- und Suchvorgängen sein werden.
• ...Ihre Daten somit sicher archiviert werden und jederzeit in Ihren direkten Zugriff gelangen.
• ...unsere Kapazitäten Ihnen schnelle Lösungen bieten.
• ...die digitale Langzeitarchivierung von vertraulichen Daten einen seriösen Partner verlangt.

Archivierung: Verifizierung und anschliessende Archivierung in ein Document-Management-System (DMS)

Mit der Verifizierung sind Ihre Daten sortiert, digitalisiert und indexiert.

Sie können nun elektronisch weiterverarbeitet oder archiviert werden. Die Akten werden eingescannt und im gewünschten Archivformat (z.B. PDF/A, TIFF oder JPEG) gespeichert.

Die Einführung DMS bietet Vorteile:

• Strukturierte Ablage der Dokumente
• Datenschutz über die Vergabe von Berechtigungen (unberechtigte User haben keinen Zugriff)
• Revisionssichere Ablage (unveränderlich oder löschbar)
• Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen
• Bilden von Referenzen ist einfach möglich
• Effizientes Finden von Dokumenten über die Suche nach Attributen oder eine Volltextsuche
• Durch Angabe der Lebensdauer eines Dokuments einfache Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (per vordefiniertem Script)
• Einsparungen von Lager- und Raumkosten

Entsorgung

Alternativen zur Rückgabe der Akten:

• Wir stellen Ihnen für die physische Archivierung der Dokumente grosse Lagermöglichkeiten zur Verfügung
• Sie entscheiden sich für die professionelle und sichere Vernichtung der Grundakten

Gerne beraten wir Sie individuell und helfen Ihnen, den optimalen Weg für Ihre Bedürfnisse einzuschlagen.