Personendaten stehen unter besonderem Schutz. "Für Akten mit Personendaten beträgt diese Schutzfrist 30 Jahre seit dem Tod der Betroffenen und, falls der Tod ungewiss ist, 100 Jahre seit ihrer Geburt. Sind weder Todes- noch Geburtsdaten einer Person feststellbar, endet die Schutzfrist 80 Jahre nach der Anlage." (Archivreglement 2001, Art. 34, Abs. 2; Archivgesetz 1995, § 10, Abs. 1; Archivverordnung 1998, § 4, Abs. 2).

Für die Recherche entscheidend ist der Bezug der in Frage stehenden Person zur Stadt Zürich. Eine gesuchte Person muss entweder das Bürgerrecht der Stadt Zürich besessen oder in der Stadt Zürich Wohnsitz gehabt haben. Dasselbe gilt für die 1893 und 1934 eingemeindeten Vororte. Für das Stadtarchiv ist es unverzichtbar, zu wissen, in welcher der inkorporierten Gemeinden die gesuchte Person verbürgert war oder gewohnt hat. Da die Einwohnerkontrollen der Gemeinden vorwiegend im Lesesaal zugänglich sind, müssen wir die Suche in der Regel den Benützerinnen und Benützern überlassen.