Das Stadtarchiv bietet sämtlichen städtischen Verwaltungseinheiten - dazu zählen Departemente, Dienstabteilungen, Behörden und vom Gemeinderat gewählte Aufsichtsorgane - vielfältige Dienstleistungen an. Die wichtigsten Angebote für die aktenbildenden Organe der Zürcher Stadtverwaltung sind die folgenden:

• Umsetzung und Verankerung der im städtischen Archivreglement festgehaltenen Vorschriften
• Bewertung von konventionellen Papierakten und digitalen Akten hinsichtlich einer Übernahme ins Stadtarchiv oder der Vernichtung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
• Organisation und Abwicklung von Aktenablieferungen an das Stadtarchiv
• Ausarbeitung von Vereinbarungen zwischen dem Stadtarchiv und den städtischen Aktenbildnern
• Beratung bei der Erarbeitung von Aktenplänen
• Beratung bei der Einführung einer systematischen und sachgerechten Organisation der Aktenverwaltung («Records Management»)

Im Fokus der Betreuung der städtischen Aktenbildner durch das Stadtarchiv steht, die Nachvollziehbarkeit und Transparenz staatlichen Handelns zu gewährleisten und historisch wichtige Dokumente für die Nachwelt zu sichern. In Zusammenarbeit mit den Verwaltungseinheiten sollen überdies Steuerungsinstrumente geschaffen werden für die effiziente Ausscheidung und Übernahme der archivwürdigen Akten ins Stadtarchiv als Endarchiv der Zürcher Stadtverwaltung.

Eine weitere, ebenso wichtige Dienstleistung des Stadtarchivs ist die Beratung und Begleitung der einzelnen Verwaltungseinheiten bei der Einführung strukturierter und systematischer Aktenbewirtschaftung. Modernes «Records Management» unterstützt die rationelle, zielorientierte Verwaltungsführung und ermöglicht die systematische Verwertung des Informationsgehaltes von Geschäftsunterlagen («Informations- respektive Wissensmanagement»). Weiter erlaubt die zeitgemässe Aktenverwaltung den städtischen Organen, in laufenden Geschäftsprozessen die Übersicht zu wahren, die ausstehenden Arbeiten besser zu koordinieren sowie die interne und externe Rechenschaftslegung und Informationsbereitschaft jederzeit zu garantieren (Compliance, Öffentlichkeitsprinzip).