Aufnahme von Aktenspezifikationen

Die meisten Verwaltungseinheiten der Stadt Zürich führen dezentrale und oft nur rudimentär strukturierte Aktenablagen. Daher ist in der Regel vor einer Aktenübergabe an das Stadtarchiv eine sogenannte Aktenspezifikation einzuleiten. Auf kategorialer Ebene werden dabei sämtliche Aktengruppen ermittelt, die eine Verwaltungseinheit bildet (elektronische wie analoge Akten). Auf dieser Liste basierend entscheidet das Stadtarchiv unter Berücksichtigung der Vorschläge des Aktenbildners, welche Aktenkategorien zur Langzeitarchivierung übernommen werden (Bewertung). Im Folgenden werden die einzelnen Rubriken einer Aktenspezifikation erörtert (vgl. dazu auch das «Merkblatt Aktenspezifikationen). Für die konkrete Aufnahme einer Aktenspezifikation bitten wir Sie, die untenstehende Excel-Vorlage zu benutzen.

Rubriken einer Aktenspezifikation

Aktenbezeichnung: Die Rubrik «Aktenbezeichnung» dient der groben Betitelung der einzelnen Akten und sollte mit der allgemein gebräuchlichen Aktenbenennung innerhalb Ihrer Dienstabteilung übereinstimmen (Bezeichnungen Registraturplan, Aktenablage usw.).

Inhaltsangabe: Die Spalte «Inhaltsangabe» dient der näheren Charakterisierung des Aktenbestandes. Diese Angaben sollten möglichst selbstsprechend und allgemein verständlich sein.

Zeitraum: Der Zeitraum, den ein Aktenbestand abdeckt, sollte nach Möglichkeit exakt ermittelt werden.

Geschätzter Umfang: Die Angaben zum Umfang der angebotenen Akten sind schätzungsweise zu ermitteln (Anzahl Laufmeter).

Ordnungssystem: Prinzipiell werden Aktenbestände alphabetisch, numerisch, chronologisch oder aber sachbezogen (Dossierbildung) angelegt. Andere ungebräuchliche Ordnungssysteme bedingen einen «Schlüssel», der das Auffinden einer einzelnen Akte ermöglicht (z.B. Ablage nach Kostenstellenplan und Jahr).

Vorschlag Übernahme: Die Ablageverantwortlichen der Verwaltungseinheiten kennen den Inhalt und die Aussagekraft der eigenen Akten am besten. Daher ist es wichtig, dass Sie vorschlagen, welche Aktenkategorien Ihrer Ansicht nach vom Stadtarchiv übernommen werden sollten.

Gebrauch im Amt: Das Stadtarchiv übernimmt nur Akten, die von Ihrer Verwaltungseinheit nicht mehr gebraucht werden. Dies bedeutet nicht nur, dass der Verwaltungsvorgang abgeschlossen ist, sondern auch dass wegen Ablauf der Rechtsmittel- oder Haftpflichtfristen kein Rückgriff mehr zu erwarten ist. Dies ist in der Regel nach zehn Jahren seit der Schliessung der Akten der Fall. Das Gesetz kann aber auch längere Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Zudem hat die Verwaltungseinheit vor der Aktenablieferung zu prüfen, ob das Öffentlichkeitsprinzip zum Schutze öffentlicher und privater Interessen im Sinne von § 23 IDG eingeschränkt ist und die Aufbewahrungsfrist entsprechend verlängert werden muss, bis diese Gründe hinfällig geworden sind. Ob dies der Fall ist, muss der Rechtsdienst Ihrer Verwaltungseinheit bestätigen (Unbedenklichkeitserklärung). Diese Erklärung kann sich je nach Umständen auf ganze Aktentypen oder nur auf einzelne Fallakten beziehen.

Datenschutz: Das «Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG)» ersetzt das bisher geltende «Amtsgeheimnis» durch das so genannte «Öffentlichkeitsprinzip». Dieses regelt den Umgang der öffentlichen Organe mit Informationen. Das «Öffentlichkeitsprinzip» bezweckt, das Handeln der öffentlichen Organe transparent zu gestalten und damit die freie Meinungsbildung und die Wahrnehmung der demokratischen Rechte zu fördern sowie die Kontrolle des staatlichen Handelns zu erleichtern. Andererseits muss das Stadtarchiv auch die Rechte der in den Akten aufgeführten Personen schützen. Der Datenschutz geht aber nicht so weit, dass jede Information, die sich auf eine Person bezieht, unterdrückt werden muss. Schützenswert sind lediglich besondere Personendaten. Das Gesetz erklärt in § 3 Abs. 4 IDG, was unter besonderen Personendaten zu verstehen ist. Die Verwaltungseinheiten müssen dem Stadtarchiv also bekannt geben, ob einzelne Aktenkategorien besondere respektive schützenswerte Personendaten enthalten und, wo dies nicht offensichtlich ist, um welche Art von Personendaten es sich handelt.