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Aktenaufbereitung / Aktenablieferungen
Physische Vorbereitung der Akten
Die zur Langzeitarchivierung bestimmten Akten der städitschen Verwaltungseinheiten werden vom Stadtarchiv nur in achivgerechter Form übernommen. Wie die Akten aufbereitet werden müssen, entnehmen Sie bitte der untenstehenden «Präsentation, Aktenablieferungen an das Stadtarchiv Zürich» und dem «Merkblatt, Aktenablieferungen».
Verzeichnung der Akten
Zu jeder Aktenablieferung gehört ein so genanntes Ablieferungsverzeichnis, das über die Herkunft, über die Zeitperiode und die Art des Archivguts Auskunft gibt. Wir bitten Sie, für die Verzeichnung der Akten die untenstehenden Vorlagen zu verwenden.
Provisorische Beschriftung des Archivguts
Das Schriftgut wird in säurearmen Schachteln archiviert. Die abgepackten Archivschachteln werden provisorisch mit losen A4-Blättern beschriftet. Wir bitten Sie, dafür die untenstehende Vorlage zu benutzen.
Wichtiger Hinweis: Archivschachteln dürfen nicht mit Kugelschreiber oder Filzstift beschriftet werden. Dadurch werden die Behältnisse für die Langzeitarchivierung unbrauchbar.
Administrative Hinweise
Vorankündigung: Anstehende Aktenablieferungen an das Stadtarchiv Zürich sind von der abliefernden Verwaltungseinheit frühzeitig anzukünden.
Vorabklärungen: Umfangreichere Aktenablieferungen werden vom Stadtarchiv grundsätzlich als erstes vor Ort begutachtet. Anschliessend wird die Aktenaufbereitung und die Organisation der Aktenübernahme vereinbart.
Verpackungs- und Archivierungsmaterialien: Das Stadtarchiv Zürich übernimmt die Bestellung der benötigten Verpackungs- und Archivierungsmaterialien (Archivschachteln, säurefreie Archivmappen, Aktenbinder usw.) und organisiert deren Zulieferung. Die Kosten werden der Verwaltungseinheit verrechnet.
Transport der Akten ins Stadtarchiv: Das Stadtarchiv regelt in Absprache mit der abliefernden Verwaltungseinheit die Übernahme der Akten. Dabei werden die Transportmittel, der Zeitpunkt der Ablieferung und der Ablieferungsort bestimmt. Die anfallenden Kosten werden der jeweiligen Verwaltungseinheit verrechnet.