Kantonale Rechtsgrundlagen

Das Archivwesen ist in der Schweiz kantonal geregelt. Die Rechtsgrundlage für das Archivwesen im Kanton Zürich bildet das Archivgesetz des Kantons Zürich vom 24. September 1995 sowie die vom Regierungsrat erlassene Archivverordnung vom 9. Dezember 1998. Sowohl für das Archivgesetz als auch für die Archivverordnung sind seit 1. Oktober 2008 revidierte Fassungen in Kraft.

Das Archivreglement der Stadt Zürich

Für die Zusammenarbeit zwischen dem Stadtarchiv und den mehr als 80 Verwaltungseinheiten der Zürcher Stadtverwaltung ist das «Reglement der Stadt Zürich über die Aktenablage und Archivierung (StRB 123/2001)» massgebend. Für den sogenannten «vorarchivischen Bereich» beziehungsweise die Zusammenarbeit zwischen dem Stadtarchiv und den Aktenbildnern sind insbesondere die nachfolgenden Artikel zu beachten:

Art. 12 Vorarchivischer Bereich: Die Akten werden zunächst von den Organen der Stadt Zürich verwaltet.

Art. 14 Aktenablage: Die Organe der Stadt Zürich sind verantwortlich, dass
a) Vollständigkeit: die Akten vollständig, verlässlich und abrufbar sind, so dass sich die Geschäftsvorgänge daraus jederzeit nachvollziehen lassen,
b) Ordnung: die Akten nach Verfahrensart, Sachgebiet, Eingangs-, Erledigungsdatum oder anderen geeigneten und eindeutigen Kriterien geordnet sind,
c) Übergabe ans Stadtarchiv: die Akten entsprechend den Anforderungen des Stadtarchivs zur Archivierung übergeben werden können.

Art. 19 Registraturpläne und Verzeichnisse, Kontextdokumentation: Die Organe der Stadt Zürich führen Registraturpläne und Verzeichnisse zum Zweck der Erschliessung ihrer Akten. Bei elektronischen Datensammlungen ist eine Kontextdokumentation gemäss den städtischen EDV-Richtlinien zu führen.

Art. 20 Aktenablage; Verantwortung, Leitung: Jedes Organ der Stadt Zürich bezeichnet eine für die geordnete Aktenablage verantwortliche, qualifizierte Person. Diese Person ist Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner des Stadtarchivs und arbeitet eng mit diesem zusammen.

Art. 23 Anbietepflicht: Die Organe der Stadt Zürich bieten ihre Akten mit den ergänzenden Unterlagen dem Stadtarchiv zur Übernahme an, wenn sie die Akten nicht mehr benötigen, in der Regel aber spätestens 30 Jahre nach ihrer Anlage. In begründeten Fällen kann das Stadtarchiv mit den Organen der Stadt Zürich besondere Aufbewahrungsfristen vereinbaren. Die dem Stadtarchiv angebotenen Akten sollten wenigstens 10 Jahre alt sein.

Art. 28 Verbot der Vernichtung von Akten: Ohne Zustimmung des Stadtarchivs dürfen keine Aktenbestände ausgeschieden oder vernichtet werden.

Art. 29 Aktenabgaben; periodische Abgabe, Abgaberhythmus: Die Aktenabgaben ans Stadtarchiv erfolgen in regelmässigen Perioden. Das Stadtarchiv legt mit den aktenbildenden Organen den jeweiligen Abgaberhythmus fest. Dieser beträgt in der Regel wenigstens 5 Jahre.

Art. 38 Archivwürdigkeit: Das Stadtarchiv bewertet nach Anhörung der Organe der Stadt Zürich die Archivwürdigkeit der Akten; es trägt bei der Bewertung der Akten den Bedürfnissen der Organe der Stadt Zürich Rechnung. Das Stadtarchiv entscheidet abschliessend.

Untenstehend finden Sie die bereits angeführten sowie weitere wichtige Artikel für den Bereich «Vorarchiv» sowie das vollständige Archivreglement als pdf-File.

Gesetz über die Information und den Datenschutz

Seit dem 1. Oktober 2008 gilt im Kanton Zürich das Informations- und Datenschutzgesetz IDG. Das damit zusammenhängende so genannte «Öffentlichkeitsprinzip» hat auch Auswirkungen auf die Zusammenarbeit der städtischen Aktenbildner mit dem Stadtarchiv. Damit das Stadtarchiv in der Lage ist, die Rechte der in den Akten aufgeführten Personen langfristig zu schützen, müssen die Verwaltungseinheiten vor einer Aktenübergabe deklarieren, welche Bestände schützenswerte Personendaten enthalten. Das Gesetz erklärt in § 3 Abs. 4 IDG, was unter schützenswerten Personendaten zu verstehen ist.

Gemäss § 14 Abs. 4 IDG muss weiter jedes öffentliche Organ der Stadtverwaltung ein Verzeichnis seiner Informationsbestände und deren Zwecke öffentlich zugänglich machen und dabei Informationsbestände, die Personendaten enthalten, kennzeichnen. Dieser Auftrag ist bis Ende September 2010 zu erfüllen (vgl. dazu StRB Nr. 1053/2008). Die Umsetzung und Koordination dieser Arbeiten obliegt den IDG-Beauftragten der Departemente der Stadt Zürich.