Die Departemente und Dienstabteilungen der Stadtverwaltung führen ein Verzeichnis ihrer Informationsbestände. Dieses umfasst die wichtigsten Aktenkategorien, die eine Amtsstelle bei der Erfüllung ihrer Aufgaben erzeugt.

Das Informations- und Datenschutzgesetz verlangt, dass Akten mit Personendaten gesetzeskonform geschützt werden. Informationsbestände mit Personendaten werden daher speziell gekennzeichnet (Kennzeichnung mit XX).