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IT-Strategie
Umsetzung der IT-Strategie der Stadt Zürich zur Eindämmung der Informatikkosten
Im Jahr 2005 hat der Stadtrat im Rahmen des Projekts "Führungsmodell Stadtrat Zürich" entschieden, die aus den neunziger Jahren stammende IT-Strategie umfassend zu überarbeiten und neu festzulegen. Die städtische IT war zu diesem Zeitpunkt stark dezentral ausgerichtet, in über 80 Dienstabteilungen war eine grosse Vielfalt an Hard- und Software zu finden.
Die IT-Strategie soll sicher stellen, dass die IT-Ressourcen innerhalb der Stadtverwaltung optimal eingesetzt werden und somit die Informatikkosten mittelfristig eingedämmt werden können. Dieses Ziel wird mit einer Konsolidierung und Standardisierung der Basis-Informatikleistungen erreicht, die neu stadtweit von der OIZ (Organisation und Informatik) erbracht werden. Die Fach-InformatikerInnen in den jeweiligen städtischen Dienstabteilungen konzentrieren sich auf die geschäftsprozessnahe, spezialisierte Fach- und Branchen-IT. Damit führt die neue Organisation auch zu einer Professionalisierung und unterstützt die Bewältigung der immer komplexer werdenden Anforderungen von IT-Projekten.
Das von allen Dienstabteilungen, von FachvertreterInnen und dem Stadtrat mitgetragene Neukonzept wurde im Sommer 2006 beschlossen und seit 2007 unter Leitung der OIZ umgesetzt. Es ist in 7 Teilziele aufgeteilt:
Ziel 1: Neue IT-Steuerung
Eine neue IT-Steuerung, die neu geschaffene Funktion des IT-Controllings und eine IT-Delegation, die sich aus VertreterInnen des Stadtrats und IT-LeiterInnen zusammensetzt, sollen die Transparenz von neuen und laufenden IT-Vorhaben sicher stellen. Diese neue Steuerung ist mit dem Stadtratsbeschluss Nr. 68 vom 24. Januar 2007 in Kraft getreten.
Ziel 2: Einheitliche IT-Basis-Infrastruktur
Die IT-Basis-Infrastruktur wird für alle städtischen Dienstabteilungen standardisiert. Dazu gehören z.B. ein gemeinsames Mailsystem oder ein stadtweit gleichartig aufgebautes Netzwerk und Vorgaben für die Beschaffung neuer Fachanwendungen, die dann auf der Basis-Infrastruktur betrieben werden sollen. Die Standard-Architektur wurde in Konzepten stadtweit definiert. Zu den jeweils spezifischen Fachapplikationen bei den Dienstabteilungen (z.B. Verkehrssteuerung, Wasserversorgung, Schulinformatik) werden Schnittstellen geschaffen. Diese Konzepte wurden per Ende 2008 fertig gestellt und für verbindlich erklärt.
Ziel 3: Zentraler Service Desk als Anlaufstelle für IT-Support
Sobald die Standard-IT-Arbeitsplätze in einer Dienstabteilung implementiert sind („Roll-out“ der PCs), wird diese Dienstabteilung auch der zentralen Support-Organisation der OIZ angeschlossen. Der Service-Desk ist einzige Anlaufstelle für alle IT-Fragen und Störungen; dort wird auch die Triage bei Fragen zu Fachapplikationen vorgenommen. Die Leistungen des Service Desk sind in Service Level Agreements (SLA) definiert. Die Betriebs- und Supportprozesse innerhalb der OIZ werden nach dem ITIL-Glossar definiert, alle OIZ-Mitarbeitenden haben ab 2007 eine entsprechende Schulung erhalten.
Ziel 4: Neues ERP-System
Im Januar 2008 wurde in ca. 80 Organisationseinheiten der Stadtverwaltung SAP als einheitlicher Standard für das Finanz- und Rechnungswesen und das Personalwesen eingeführt. Ausserdem wurden für verschiedene Dienstabteilungen logistische Grundfunktionen (z.B. Einkauf) auf SAP umgestellt.
Mehr zum Thema SAP-Einführung
Ziel 5: Einheitlicher IT-Büroarbeitsplatz
In der Stadtverwaltung gibt es rund 15'000 Computer-Büroarbeitsplätze. Im Rahmen der neuen IT-Strategie wird die Ausstattung dieser Arbeitsplätze mit Hard- und Software über alle Dienstabteilungen standardisiert. Diese Standards wurden bereits 2007 nach ausführlicher Evaluation festgelegt. Um den Projektverlauf nicht unnötig zu komplizieren und aus der Standardisierung den vollen Nutzen zu ziehen, wird bis zum Abschluss der Standardisierung 2011 überall dieser festgelegte Standard implementiert.
So konnten beispielsweise durch die zentrale Beschaffung von Hardware Kosteneinsparungen von über 30% - gegenüber der bisher individuellen Beschaffung durch die Dienstabteilungen - erzielt werden.
Ziel 6: Reduktion der Betriebszentren auf zwei grosse Rechenzentren
Aktuell verfügt die Stadt Zürich über ein einziges Rechenzentrum (RZ), in dem - als "Nervenzentrum" der Stadtverwaltung - das stadteigene Glasfasernetz zentral gesteuert wird und die Rechner und Informatik-Infrastruktur für zahlreiche städtische Dienstabteilungen untergebracht sind. Neben dem RZ der OIZ bestehen heute über 100 dezentrale kleinere Systemraumflächen und Serverräume über das gesamte Stadtgebiet verteilt. Aus Sicherheits- und Effizienzgründen sollen diese dezentralen Standorte grossteils aufgehoben und durch einen konzentrierten RZ-Betrieb an zwei Standorten ersetzt werden. Nur eine solche Zwei-Center-Strategie entspricht den zeitgemässen Anforderungen an Ausfallsicherheit und Datensicherheit: Bei einem Ausfall des einen RZs kann der andere Standort die Weiterführung des Betriebs vorübergehend sicherstellen. Da das bestehende RZ der OIZ von der Besitzerin zurückgebaut wird, ist die OIZ darauf angewiesen, innert der nächsten 5 Jahre gleich zwei neue Standorte zu finden und zu beziehen.
Mehr zu den zwei RZ-Projekten Albis und Hagenholz
Ziel 7: Zielführende Investitions-, Verrechnungs- und Preismodelle
Im Rahmen der neuen IT-Strategie werden auch die Verrechnungs- und Preismodelle überarbeitet. Ab 2009 wechselt die OIZ von der Voll- zur Teilkostenverrechnung. Dies hat den Vorteil, dass nur noch jene Kosten den Dienstabteilungen über die Produktpreise verrechnet werden, die von diesen auch beeinflusst und gesteuert werden können. Die zentral bei der OIZ anfallenden Kosten für den Betrieb des Rechenzentrums, Netzwerkbetrieb, PC-Support, Service Desk, Security etc. werden nicht mehr an die Dienstabteilungen weiterverrechnet, sondern zentral bei der OIZ ausgewiesen und durch die Gesamtverwaltung abgegolten.
Durch die Umsetzung der Teilkostenrechnung behält die OIZ künftig die Fixkosten in ihrer Rechnung. Umgekehrt fallen dadurch bei den anderen Dienstabteilungen geringere Belastungen an. Das neue Verfahren führt in der städtischen IT insgesamt zu mehr Kostentransparenz, da die IT-Aufwände in ihrer Gesamtheit für die Basisleistungen ausgewiesen werden.