Wenn Personendaten der Stadtverwaltung unbefugt bearbeitet werden oder verloren gehen, spricht das Gesetz von einem Datenschutzvorfall. Ab einer gewissen Intensität stellt ein solcher Vorfall eine Gefährdung für die Grundrechte der betroffenen Person dar und muss der Datenschutzstelle unverzüglich gemeldet werden.
Die Datenschutzstelle begleitete im Berichtsjahr mehrere Datenschutzvorfälle, welche auf menschliches Fehlverhalten zurückzuführen waren. So unterliefen beispielsweise Mitarbeitenden Fehler beim Post- oder E-Mail-Versand, indem sie vertrauliche Dokumente mit besonderen Personendaten unbeteiligten Dritten zustellten.
Bei solchen Vorfällen arbeitet die Datenschutzstelle zusammen mit der verantwortlichen Dienstabteilung geeignete Massnahmen aus, um einerseits die Situation zu bewältigen und andererseits gleichgelagerte Vorfälle in Zukunft zu verhindern. Als Massnahmen kommen primär die Sensibilisierung der Mitarbeitenden sowie die Einführung eines Vier-Augen-Prinzips in Frage. Bei häufigen Fehlern müssen weitere Massnahmen, wie beispielsweise auch die Auslagerung des Postversands an eine dafür spezialisierte Stelle in Betracht gezogen werden.
Die Datenschutzvorfälle zeigen einmal mehr, wie wichtig die Mitwirkung und eine datenschutzbewusste Haltung der städtischen Mitarbeitenden sind, um den Datenschutz zu gewährleisten.