Die Personendatenbearbeitungen der Stadtverwaltung müssen dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit standhalten. Als Teil dieses Grundsatzes gilt die Regel der Datensparsamkeit. Für einen Prozess sollen immer nur so viele Personendaten verwendet werden wie unbedingt nötig. Ausgangspunkt ist hierbei der Zweck eines Vorhabens. Im Zusammenhang mit den Vikariatsmeldungen lag das Hauptziel in der effizienteren Ausgestaltung des damals physischen Prozesses. Neu sollten die Schulen eine Vikariatsmeldung digital erfassen und die Suche nach geeigneten Vikar*innen aufgrund der gewünschten Kriterien (Ausfalldauer, Klassenstufe, Fachbereich usw.) direkt über das Tool abwickeln.
Die Datenschutzstelle kam im Rahmen der Vorabkontrolle zum Schluss, dass der Grundsatz der Datensparsamkeit nicht vollumfänglich eingehalten war. Zur Diskussion stand dabei insbesondere die Verwendung von besonderen Personendaten, wie beispielsweise Arztzeugnissen, welche mit der Erreichung des beabsichtigten Ziels nicht direkt einhergingen.
Das Schul- und Sportdepartement setzte diesen Kritikpunkt um und passte den geplanten Prozess diesbezüglich an, indem die bearbeiteten Daten reduziert wurden. Das Anliegen der Datenschutzstelle, dass gerade bei besonderen Personendaten die Zweck-Mittel-Relation stimmen muss, wurde beachtet und umgesetzt. Es handelt sich um ein gutes Beispiel dafür, wie Digitalisierung und Datenschutz nicht im Widerspruch zueinanderstehen, sondern sich gegenseitig stärken können – wenn sie mit Sorgfalt umgesetzt werden.