Informationsbearbeitungssysteme haben einen beschränkten Lebenszyklus. Bei Ablösungen und erheblichen Systemänderungen müssen neben der Informationssicherheit auch Aspekte des Datenschutzes geprüft werden. Die Datenschutzstelle legt Wert darauf, dass Anpassungen an den Systemen nicht nur technisch, sondern auch rechtlich geprüft werden.
Vor über zehn Jahren haben die Sozialen Einrichtungen und Betriebe (SEB) ein Fallführungssystem eingeführt. Dieses wurde damals von der Datenschutzstelle geprüft. Im Berichtsjahr hat dieses System im Rahmen einer «Modernisierung» verschiedene Änderungen erfahren. An den bestehenden Datenbearbeitungen hat sich allerdings nichts geändert. Aufgrund der langen Zeitspanne seit der letzten Prüfung hat die Datenschutzstelle gleichwohl eine erneute Prüfung vorgenommen. Dabei hat sich gezeigt, dass – aufgrund der rechtlichen Entwicklung im Datenschutzrecht und den damit zusammenhängenden städtischen Umsetzungsprozessen – das bestehende Datenschutzkonzept nicht mehr dem aktuellen Standard entsprach und in wesentlichen Bereichen zu aktualisieren war.
Losgelöst vom konkreten Beispiel der SEB erachtet die Datenschutzstelle ein solches aufsichtsrechtliches Vorgehen generell als angezeigt, wenn bei sogenannten «Modernisierungen» von älteren Systemen sensible Personendatenbearbeitungen betroffen sind. Dabei gilt es nicht nur, die technischen Fragen rund um die Informationssicherheit im Auge zu behalten, sondern den Fokus auch auf ein aktuelles Datenschutzkonzept zu legen, welches die Datenbearbeitungen und deren Rahmenbedingungen dokumentiert.