Die Stadtverwaltung Zürich schreibt als Arbeitgeberin fast täglich neue Stellen aus. Für gewisse Stellen werden neben dem ordentlichen Bewerbungsverfahren zusätzliche Testverfahren durchgeführt. Nicht für alle Interessent*innen endet dieser Prozess in einer Anstellung. Im Jahr 2025 gelangten einige Privatpersonen an die Datenschutzstelle. Sie stellten die Frage, inwiefern sie nach einer Absage Einsicht in die für die Rekrutierung erstellten Dossiers und insbesondere in die Testergebnisse verlangen können.
Bei solchen Testverfahren können dem gesetzlichen Anspruch auf Einsicht ins eigene Bewerbungsdossier die Interessen der Verwaltung an der Geheimhaltung der Funktionsweise solcher Assessments bzw. deren Fragen und Ergebnisse entgegenstehen. Die Datenschutzstelle empfiehlt, dass bei solchen Konstellationen die Interessenabwägung im Einzelfall konkret vorgenommen wird und möglichst bereits vorgängig gegenüber den Interessent*innen verständlich kommuniziert wird.
Für die betroffenen Personen soll es generell im Bewerbungsverfahren möglich sein, die Entscheide nachvollziehen zu können. Dazu gehört nicht nur die Möglichkeit, Einsicht in das Dossier zu nehmen, sondern von der Anstellungsinstanz auch eine verständliche Auskunft darüber zu erhalten, weshalb eine Bewerbung nicht erfolgreich war – etwa aufgrund spezifischer Kriterien oder Testergebnisse. Gleichzeitig müssen alle Unterlagen nach Abschluss des Verfahrens zurückgegeben oder nach einer bestimmten Frist ordnungsgemäss gelöscht und vernichtet werden, sofern keine rechtliche Aufbewahrungsfrist besteht.
Relevant ist die Frage dabei keineswegs nur bei negativen Entscheiden: Auch bei einer Anstellung ist die korrekte Ablage der Unterlagen im Personaldossier für eine spätere Einsicht entscheidend.
Transparenz im Bewerbungsprozess schafft einerseits das notwendige Vertrauen der Bewerber*innen in die Verwaltung als Anstellungsinstanz, andererseits stärkt sie die Respektierung des Datenschutzrechts durch die Personalverwaltung als Ganzes.