Aufgrund einer gemeinderätlichen Motion hatte sich die Stadtkanzlei im Berichtsjahr mit der Publikation von amtlichen Mitteilungen auseinanderzusetzen. Hierzu erarbeitete sie eine entsprechende Vorlage zur Teilrevision der bestehenden Publikationsverordnung sowie der zugehörigen Ausführungsbestimmungen. Da in amtlichen Publikationen auch Personendaten enthalten sein können, war die Vorlage auch aus Sicht des Datenschutzes zu prüfen.
Im Rahmen der Vorprüfung erwirkte die Datenschutzstelle in Bezug auf die Publikation amtlicher Mitteilungen mit Personendaten im Internet weitergehende technische und organisatorische Abklärungen. Solche Publikationen dürfen zum Schutz der Privatsphäre zeitlich nicht unbeschränkt im Internet verfügbar sein. Dennoch haben die Bürger*innen in Bezug auf staatliches Handeln ein verfassungsmässiges Recht auf Information. Um diesen beiden Interessen genügend Rechnung zu tragen, können amtliche Mitteilungen zeitlich unbeschränkt im Internet zur Verfügung gestellt, müssen jedoch nach Ablauf einer bestimmen Publikationsfrist anonymisiert werden. Die neue Publikationsverordnung sieht hierfür eine generelle Frist von drei Monaten vor. Gestützt auf die Vorabklärungen der Stadtkanzlei konnte sich die Datenschutzstelle vergewissern, dass nach Ablauf dieser Frist auf den offiziellen Publikationskanälen der Stadt nur noch die anonymisierten Mitteilungen zur Verfügung stehen.
Trotzdem besteht aus Sicht Datenschutz bei allen Internetpublikationen eine gewisse Ohnmacht: Was einmal im Netz ist, bleibt auch dort. Es kann nicht verhindert werden, dass die ursprünglichen, mit Personendaten versehenen amtlichen Mitteilungen als Kopien allenfalls doch in einem Internetarchiv recherchierbar sind. Deshalb muss gerade der Inhalt der ursprünglichen Publikation stets sorgfältig geprüft werden.