Die Datenschutzstelle ist, wie die öffentliche Verwaltung generell, gesetzlich zu einer wirksamen und wirtschaftlichen Verwaltungsführung verpflichtet. Es ist deshalb wichtig, dass sie verwaltungsinterne Prozesse, städtische Kontrollmechanismen, Synergien und Gremien nutzt, damit sie ihrem Anliegen – der Einhaltung des Datenschutzrechts – maximale Wirkung verleihen kann.
Verbindliche und wirkungsvolle Prozesse dienen der Umsetzung des Datenschutzes und helfen dabei, das «Datenschutzsystem» in der Stadtverwaltung nachhaltig weiterzuentwickeln. Wichtige Beispiele sind der Prüfprozess bei sämtlichen neuen IT-Vorhaben sowie der Prozess zur Stellungnahme der Datenschutzstelle im Gesetzgebungsverfahren. Die Datenschutzstelle entwickelt diese und neue Prozesse regelmässig weiter und etabliert auch Kontrollmechanismen, um das Datenschutzniveau der Stadtverwaltung zu stärken. Dabei arbeitet sie mit anderen Aufsichtsbehörden, der Fachstelle Informationssicherheit und weiteren Stakeholdern zusammen, vertieft so ihr Fachwissen und gleicht ihre Haltung ab. Im Berichtsjahr hat die Datenschutzstelle neue Prozesse etabliert und die Zusammenarbeit mit diversen Gremien und Stellen weiter intensiviert.