Nachfolgend werden die wichtigsten Kooperationen der Datenschutzstelle umschrieben.
In der IDG-Fachgruppe treffen sich unter der Leitung der Datenschutzstelle und des Rechtskonsulenten die Datenschutzberater*innen der Departemente und der Stadtkanzlei, die Öffentlichkeitsgrundsatzbeauftragten der Departemente sowie weitere an der Thematik interessierte Jurist*innen drei Mal jährlich zu Themensitzungen.
Die Ziele dieser Treffen sind der Erfahrungsaustausch, die Diskussion von Herausforderungen aus der Praxis und möglichen Lösungen, aber auch die Vernetzung unter den Teilnehmenden. Weiter interformieren die Leitenden der Fachgruppe regelmässig über Entwicklungen aus Gesetzgebung, Rechtsprechung und Lehre.
Im Jahr 2025 wurden in der IDG-Fachgruppe unter anderem folgende Themen diskutiert: das KI-Reglement der Stadtverwaltung und seine Auslegung, die datenschutzrechtliche Einordung des Moratoriums in Bezug auf die Nutzung von M365 und die Sichtbarkeit bei den Outlook-Kalendern sowie die damit verbundene Datenschutzproblematik. Zudem wurde seitens der Datenschutzstelle eine Umfrage bei den Datenschutzberater*innen zum Zugang zu den eigenen Personendaten gemäss § 20 Abs. 2 IDG durchgeführt. Ziel dieser Umfrage war nicht nur die Bestandesaufnahme, sondern die Evaluation von Massnahmen, welche die Rechte der Betroffenen bezüglich Zugangs zu den eigenen Personendaten stärken. Diese Massnahmen befinden sich in Umsetzung.
Diese Fachstelle der städtischen Dienstabteilung Organisation und Informatik (OIZ) prüft alle Informatikvorhaben auf die Einhaltung der Vorschriften zur Informationssicherheit. Die Prüfung erfolgt im Rahmen des städtischen ISDS-Prozesses und in enger Koordination mit der Datenschutzstelle. Die Datenschutzstelle tauscht sich sowohl projektbezogen als auch darüber hinaus regelmässig mit der Fachstelle Informationssicherheit aus. Themen sind unter anderem die Datensicherheit in der Stadtverwaltung, meldepflichtige Datenschutzvorfälle, aber auch strategische Themen und Weichenstellungen.
Im Berichtsjahr wurden gemeinsame Schulungen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit angeboten. Diese Formate sollen in den nächsten Jahren weiter ausgebaut werden.
Die Datenschutzstelle arbeitete im Jahr 2025 bei mehreren Geschäften mit Datenschutzstellen anderer Gemeinden oder Kantone zusammen, holte Einschätzungen zu anonymisierten Sachverhalten ein oder gab diese selbst ab. Insbesondere mit der Datenschutzstelle des Kantons Zürich pflegt sie einen regelmässigen fachlichen Austausch.
Die Datenschutzstelle der Stadt Zürich ist zudem aktives Mitglied von Privatim, der Konferenz der schweizerischen Datenschutzbeauftragten (www.privatim.ch). Die Datenschutzbehörden aller 26 Kantone, diejenigen von acht Gemeinden sowie der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) gehören Privatim an. Durch einen gemeinsamen Austausch vertiefen die Mitglieder von Privatim ihr Fachwissen sowie ihre Haltung und können ihre Auslegung mit anderen Aufsichtsbehörden abgleichen.
Die Datenschutzstelle der Stadt Zürich war im Jahr 2025 in folgenden Arbeitsgruppen von Privatim vertreten:
AG X (Gesundheit)
In dieser Arbeitsgruppe diskutieren Jurist*innen aktuelle Themen aus dem Gesundheitsbereich. Im Berichtsjahr hat die Datenschutzstelle der Stadt Zürich an einem internen Merkblatt mitgewirkt, welches verschiedenen aufsichtsrechtlichen Fragen im Spitalbereich nachgeht. Je nach Organisation eines Spitals und abhängig von den öffentlichen Leistungsaufträgen können unterschiedliche aufsichtsrechtliche Zuständigkeiten und damit zusammenhängende schwierige Abgrenzungsfragen entstehen. Dasselbe zeigt sich bei medizinischen Registern oder etwa in der Medizinforschung.
AG Digitale Verwaltung
In der AG Digitale Verwaltung besprechen Jurist*innen und Informatiker*innen primär kantonsübergreifende Digitalisierungsprojekte, aber auch Gesetzgebungsvorhaben. Die AG trifft sich alle drei Monate und ermöglicht den Teilnehmenden einen regelmässigen, unkomplizierten Erfahrungsaustausch. Das von der Unterarbeitsgruppe KI erarbeitete Merkblatt zu Online-KI-Applikationen wurde 2025 in der AG diskutiert und finalisiert. Es richtet sich an Entscheidungsträger*innen in kantonalen Verwaltungen, erläutert die wichtigsten Datenschutzvorgaben und soll die Entscheidung erleichtern, ob und welche KI eingesetzt wird. Die AG Digitale Verwaltung erleichtert den Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitenden der städtischen und kantonalen Datenschutzstellen.
AG Sicherheit
Nach einer längeren Pause hat die Arbeitsgruppe Sicherheit im November 2025 zu einer Sitzung eingeladen. Ab 2026 soll wieder regelmässig über rechtliche Fragen im Bereich der Sicherheit diskutiert und bei Vorhaben von überregionaler Bedeutung zusammengearbeitet werden. Die Datenschutzstelle der Stadt Zürich ist in dieser Arbeitsgruppe vertreten und begrüsst den fachlichen Austausch in diesem wichtigen Bereich.