Am 1. Januar 2025 hat das neue Fallführungssystem der Sozialen Dienste der Stadt Zürich das bisherige System, welches mehr als ein Jahrzehnt im Einsatz war, abgelöst. Mit dem neuen Fallführungssystem bearbeiten die Sozialen Dienste eine Vielzahl von sensiblen Personendaten. Es beruht auf einem «Kernsystem», das die Städte Bern, Zürich und Basel gemeinsam entwickeln liessen, und das für den Einsatz in jeder Stadt individuell parametriert und in die jeweilige IT-Umgebung integriert werden musste. Die drei Datenschutzstellen haben das Vorhaben bereits im Rahmen der Beschaffung begleitet. In dieser frühen Projektphase wurde dafür gesorgt, dass im Anforderungskatalog für das «Kernsystem» die funktionalen und organisatorischen Rahmenvoraussetzungen beachtet sowie eine klare, gegenseitige informationelle Abschottung der Fallführungen der beteiligten Städte gewährleistet ist.
Wenn ein neues System eingeführt wird, stellen sich grundlegende Fragen: Welche Daten werden wie bearbeitet? Wer hat Zugriff auf das System? Ist die Bearbeitung rechtlich zulässig? Wann werden Daten gelöscht? Welche Rechte haben Betroffene? Diese und viele weitere Fragen müssen auch dann geklärt werden, wenn es sich «lediglich» um die Ablösung eines bestehenden Systems handelt. Die Datenschutzstelle stellt sich generell auf den Standpunkt, dass bei der Ablösung langjähriger Systeme nicht nur technische Fragen im Fokus stehen dürfen, sondern auch bestehende, etablierte Datenbearbeitungen datenschutzrechtlich (erneut) geprüft werden müssen. In diesem Sinne hat die Datenschutzstelle das neue Fallführungssystem der Sozialen Dienste der Vorabkontrolle unterzogen und ein entsprechendes Datenschutzkonzept verlangt. Aufgrund der Komplexität des Vorhabens konnte die Vorabkontrolle mit einer leichten Verzögerung erst im neuen Berichtsjahr 2025 abgeschlossen werden.