Die Datenschutzstelle wird regelmässig von Rechtsdiensten oder Führungskräften der Stadtverwaltung gebeten, Informationsbearbeitungen der Stadtverwaltung aus datenschutzrechtlicher Optik zu beurteilen. Dabei geht es beispielsweise darum, ob Personendaten mit anderen Verwaltungsstellen ausgetauscht oder ob Informationen veröffentlicht werden dürfen, ob zu bestimmten Vorkommnissen Auskunft erteilt werden darf oder wie bei Forschungsprojekten mit Personendaten umzugehen ist. Die Datenschutzstelle wird auch regelmässig von Mitarbeitenden aus der Stadtverwaltung um Beratung oder Abklärung zu datenschutzrechtlichen Belangen angefragt, beispielsweise im Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz. Dabei geht es oft um die Frage, unter welchen Voraussetzungen und in welchem Ausmasse Vorgesetzte Informationen über Mitarbeitende bearbeiten dürfen.
Wenden sich Privatpersonen mit Fragen oder Reklamationen an die Datenschutzstelle, führt dies oft zu umfangreichen Abklärungen. Bevor die Datenschutzstelle eine Beurteilung abgeben kann, müssen Sachverhalt und Rechtslage unter Mitwirkung der betroffenen städtischen Verwaltungsstellen genau geklärt werden. Solche «Anstösse von aussen» können systematische Defizite bei Datenbearbeitungen in der Stadtverwaltung aufzeigen und zu Prozessoptimierungen führen.
Im Berichtsjahr 2024 waren die Themen der Beratungstätigkeit im Kontext der Verwaltung sehr facettenreich, wie die nachfolgenden Beispiele aus dem Arbeitsalltag der Datenschutzstelle zeigen. Schwerpunkt der Beratungstätigkeit bei Privatpersonen war die Geltendmachung von Betroffenenrechten und deren Durchsetzung bei der Stadtverwaltung.