Eine Privatperson hat die Datenschutzstelle darauf hingewiesen, dass die Sozialzentren den Klient*innen keinen gesicherten elektronischen Kanal zur Einreichung digitaler Unterlagen zur Verfügung stellen. Aktuell müsse man die Unterlagen entweder via unverschlüsselte E-Mail einreichen oder ausdrucken und per Briefpost oder persönlich zustellen. Eine E-Mail verschlüsseln verlange technische Kenntnisse oder die Nutzung einer kostenpflichtigen Lösung.
Der Datenschutzstelle ist diese Grundproblematik bekannt, welche nicht nur die Sozialzentren, sondern grundsätzlich die gesamte Stadtverwaltung betrifft. Diese ist verantwortlich für einen angemessenen Schutz der Daten, die sie bearbeitet. Dieser Grundsatz gilt auch bei der Übermittlung von Daten. Während die verwaltungsinternen Kommunikationskanäle standardmässig für den Austausch von sensiblen Daten eingerichtet sind, bestehen bezüglich der Kommunikation nach aussen zu den Bürger*innen noch Defizite. Die Abklärungen der Datenschutzstelle im konkreten Fall zeigten, dass sowohl die Sozialzentren als auch die zentrale Informatik der Stadt Zürich bereits dabei sind, die digitalen Übermittlungsmöglichkeiten auszubauen. Die Datenschutzstelle erachtet den Ausbau sicherer Kommunikationskanäle als grundlegende Voraussetzung für eine zukunftsträchtige digitale Verwaltung.