Die Fachstelle Kunstsammlung ist zuständig für die professionelle Bewirtschaftung dieser Werke: Inventarisierung, Restaurierung, Einrahmung und Lagerung. Die Fachstelle verleiht Werke an städtische Angestellte und an professionell organisierte Ausstellungen im In- und Ausland, nicht aber an Privatpersonen.

Bei den Platzierungen von Kunstwerken übernimmt die Fachstelle eine beratende Funktion, insbesondere dann, wenn diese die öffentlichen und halböffentlichen Bereiche der Verwaltung gestalten. Der nicht-museale Zugang zur Kunst ist neben der Dokumentation und Förderung des lokalen Kunstschaffens eines der Ziele der städtischen Kulturpolitik. Rund 13 000 Werke sind ausgeliehen und an über 800 Adressen platziert: in Amtshäusern, Polizeiwachen oder etwa auch in verschiedenen sozialen Einrichtungen.

Weitere Kunstfachstellen der Stadt Zürich sind:
Kunst und Bau
Kunst und öffentlicher Raum
Helmhaus