Diese Besonderen Nutzungsregelungen gelten für die Nutzung des Service «Meine Kinder». Der Service richtet sich an Eltern, denen die gemeinsame elterliche Sorge zusteht, bzw. an den einen Elternteil, dem die alleinige elterliche Sorge zusteht (nachfolgend «Nutzer*in» oder «Nutzer*in mit elterlicher Sorge»).
Der Service «Meine Kinder» ist in die gesamtstädtische Online-Plattform «Mein Konto» eingebunden und mit einer Zweifach-Authentifizierung vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Der Service «Meine Kinder» ist ein digitaler Kanal für administrative Prozesse, Kommunikation und Dokumentenaustausch zwischen dem Schul- und Sportdepartement (SSD), dem Sozialdepartement (SD) sowie den Kreisschulbehörden (KSB) der Stadt Zürich einerseits und den Nutzer*innen andererseits. Der Service ermöglicht auch ausserhalb der Öffnungszeiten einen sicheren und im Einklang mit den (datenschutz-) rechtlichen Vorgaben stehenden Austausch.
Der Service «Meine Kinder» wird innerhalb der gesamtstädtischen Online Plattform «Mein Konto» mit den Services «Schulische Betreuung verwalten»*, «Mein MKZ»* und «Sportportal»* verknüpft, sobald die Registration für diese Services in «Mein Konto» abgeschlossen wurde. Die AGB und Reglemente/Teilnahmebedingungen dieser Services, müssen bei Nutzung separat akzeptiert werden.
* sobald implementiert
Der Service «Meine Kinder» wird gemeinsam vom SSD und vom SD angeboten. Die Hauptverantwortung liegt beim SSD.
Das SSD und das SD achten sorgfältig auf die Richtigkeit und Vollständigkeit ihrer Informationen im Service «Meine Kinder». Sollten Unstimmigkeiten in den Daten auftreten, kann eine Korrektur beim SSD oder – für Subventionen bei Betreuung im Vorschulalter – beim SD beantragt werden.
Durch die Nutzung des Services «Meine Kinder» akzeptieren die Nutzer*innen, dass die Kommunikation von Mitteilungen oder Verfügungen im Zusammenhang mit Dienstleistungen des Service «Meine Kinder» bis zur Deaktivierung ausschliesslich über den elektronischen Weg erfolgt.
Über den Service «Meine Kinder» elektronisch bereit gestellte Entscheide gelten als mitgeteilt, wenn sie erstmals abgerufen wurden. Werden sie nicht abgerufen, gelten sie spätestens am siebten Tag nach der Bereitstellung als mitgeteilt . Die abrufbaren Entscheide werden mit einer E-Mail-Notifikation angekündigt.
Der digitale Kanal des Services «Meine Kinder» und somit der ausschliesslich digitale Versand der Kommunikation von Mitteilungen oder Verfügungen im Zusammenhang mit Dienstleistungen des Service «Meine Kinder» wird aktiviert, sobald mindestens ein*e Nutzer*in ihn aktiviert hat.
Die nachfolgenden Hinweise betreffen ausschliesslich Inhalte und Funktionalitäten, welche das SSD und das SD im Service «Meine Kinder» zugänglich macht. Die Rechtlichen Bedingungen, die für die Nutzung des Service «Mein Konto» gelten, sowie die «Rechtlichen Hinweise für die Nutzung der Internetseiten der Stadt Zürich», welche unter anderem für die Online-Plattform «Mein Konto» gelten, haben auch für den Service «Meine Kinder» Geltung. Auf diese wird hiermit verwiesen. Bei Widersprüchen zwischen den Rechtlichen Bedingungen und den «Rechtlichen Hinweise für die Nutzung der Internetseiten der Stadt Zürich» einerseits und den vorliegenden Besonderen Nutzungsregelungen für den Service «Meine Kinder» gehen letztere vor.
Die Registrierung für den Service «Meine Kinder» ist persönlich, freiwillig und kostenlos. Es können sich alle Nutzer*innen mit Wohnsitz in der Stadt Zürich registrieren.
Um den Service «Meine Kinder» nutzen zu können, muss vorgängig eine Registrierung als «Mein Konto»-Nutzer*in erfolgen. Die Profildaten (Benutzername, Passwort, E-Mail und Mobiltelefonnummer) werden im «Mein Konto»-Profil hinterlegt und können dort eingegeben werden.
Nutzer*innen mit gemeinsamer elterlicher Sorge und gemeinsamem zivilrechtlichem Wohnsitz wird vor Schulstart (Eintritt in den Kindergarten) des Kindes je ein zeitlich beschränkter einmaliger Zugangscode zugestellt. Bei Nutzer*innen mit gemeinsamer elterlicher Sorge, aber ohne gemeinsamen zivilrechtlichen Wohnsitz, wird der einmalige Zugangscode demjenigen Elternteil zugestellt, bei welchem das Kind/die Kinder gemeldet ist/sind. Der/Die andere Nutzer*in mit elterlicher Sorge kann einen einmaligen Zugangscode online bestellen. Steht die elterliche Sorge lediglich einem Elternteil zu, wird der einmalige Zugangscode diese*r Nutzer*in zugestellt.
Nutzer*innen können sich auch später jederzeit einen zeitlich beschränkten einmaligen Zugangscode für den Service «Meine Kinder» bestellen. Dieser wird per Post zugestellt und ist notwendig, um den Registrierungsprozess abzuschliessen. Bei Zuzüger*innen ist es möglich, dass noch keine Daten vorliegen. Die Registrierung resp. die Bestellung eines einmaligen Zugangscodes für den Service «Meine Kinder» ist erst nach abgeschlossener Anmeldung beim Bevölkerungsamt der Stadt Zürich möglich.
Die*der Nutzer*in muss sich für die Erstregistration mit einfacher Authentifizierung in «Mein Konto» anmelden und sich anschliessend mit dem einmaligen Zugangscode und der Angabe von Geburtsdatum und AHVN13-Nummer für den Service «Meine Kinder» identifizieren. Die zweite Authentifizierungsstufe erfolgt über das Mobiltelefon der*des Nutzer*in, an welches mittels SMS oder Mobile-ID (sofern die SIM-Karte des Mobiltelefons über die entsprechende Funktion verfügt) ein Code gesendet wird, welcher für die Registrierung beim Service «Meine Kinder» einzugeben ist. Nach erfolgreicher Erstregistration erfolgt jedes Mal vor dem Starten des Services «Meine Kinder» automatisch die Abfrage der zweiten Authentifizierungsstufe.
Der*dem Nutzer*in ist es untersagt, einer anderen Person den Zugriff auf das Konto im Service «Meine Kinder» zu ermöglichen.
Die Deaktivierung des Service «Meine Kinder» kann von der*dem Nutzer*in am angegebenen Ort im Service «Meine Kinder» direkt vorgenommen werden und ist jederzeit möglich.
Service Deaktivieren: Gemeinsame elterliche Sorge
Der digitale Kanal des Services «Meine Kinder» bleibt bestehen, solange ein*e Nutzer*in mit gemeinsamer elterlicher Sorge ihn aktiviert hat. Die Informationen im Zusammenhang mit den Dienstleistungen des Service «Meine Kinder» werden nur noch der*demjenigen Nutzer*in elektronisch zugestellt, die*der weiterhin den Service nutzt.
Wenn alle Nutzer*innen mit elterlicher Sorge für ein Kind den Service deaktivieren, werden alle Informationen im Zusammenhang mit den Dienstleistungen des Service «Meine Kinder» künftig wieder per Post zugestellt. Der Service kann jederzeit unter erneuter Registrierung und Bestätigung der Besonderen Nutzungsregelungen wieder aktiviert werden.
Service Deaktivieren: Alleinige elterliche Sorge
Der digitale Kanal des Services «Meine Kinder» wird deaktiviert, sobald die*der alleinige Nutzer*in sich abmeldet. Alle Informationen im Zusammenhang mit den Dienstleistungen des Service «Meine Kinder» werden künftig wieder per Post zugestellt. Der Service kann jederzeit unter erneuter Bestätigung der Besonderen Nutzungsregelungen wieder aktiviert werden.
Der Service «Meine Kinder» ist mit einer Zweifach-Authentifizierung (SMS oder Mobile-ID, vgl. Ziff. 1.1) vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Die Zugangsdaten der Nutzer*innen sowie der Kinder werden vertraulich behandelt und diese werden nicht an Dritte weitergegeben.
Das SSD und das SD lehnen im Rahmen des Gesetzes die Verantwortung aufgrund unberechtigter oder anderweitig missbräuchlicher Verwendung des Zugangs zum Service «Meine Kinder» ab.
Stellt ein*e Nutzer*in die missbräuchliche Verwendung des Zugangs zum Service «Meine Kinder» fest, so ist umgehend das SSD zu informieren.
Bei festgestelltem Missbrauch oder Gefahr des Missbrauchs besteht für das SSD die Möglichkeit, den Zugang zum Service «Meine Kinder» für den*die betreffende Nutzer*in zu sperren.
Das SSD ist bestrebt, den Zugang zum Service «Meine Kinder» grundsätzlich ununterbrochen aufrecht zu halten. Das SSD behält sich aber vor, die Verfügbarkeit des Services «Meine Kinder» für Wartungsarbeiten und Störungsbehebungen zu unterbrechen.
Es werden angemessene, stets aktualisierte technische Massnahmen eingesetzt, um einen sicheren und störungsfreien Betrieb des Services «Meine Kinder» zu ermöglichen. Die Daten werden vom SSD an die schulischen Umsysteme und für den Prozess der Subventionen Betreuung dem SD weitergeleitet und in den jeweiligen Systemen sicher gespeichert. Sie dienen den berechtigten Mitarbeitenden von Verwaltung, Schule, Betreuung und Kreisschulbehörden zur Ausübung ihrer Aufgaben für den reibungslosen Ablauf des Schul- und Betreuungsalltags. Neu gespeicherte Daten werden über Nacht an die Umsysteme weitergeleitet und sind somit erst am nächsten Tag für die berechtigten Mitarbeitenden ersichtlich.
Der Zugriff auf den Service «Meine Kinder» erfolgt über eine sichere Verbindung (https), welche von unberechtigten Dritten nicht eingesehen werden kann.
Mitteilungen, Dokumente und Anträge werden im Service «Meine Kinder» über eine sichere Verbindung versendet. Die Mitteilungen ohne Personendaten werden über die im «Mein Konto» hinterlegte E-Mail-Adresse der*dem Nutzer*in zugestellt. Die Nutzer*innen sind verpflichtet, eine aktuelle E-Mail-Adresse in «Mein Konto» zu hinterlegen und ihren Posteingang inkl. Spam-Ordner regelmässig zu prüfen. Die kompletten Mitteilungen mit Personendaten können von den Nutzer*innen nach der Zweifach-Authentifizierung im elektronischen Briefkasten von «Mein Konto» eingesehen werden.
Bei der Bearbeitung, insbesondere Erfassung und Löschung von Daten werden die, massgebenden Datenschutzbestimmungen eingehalten. Für die Nutzerdaten und die Log-Daten der Nutzer*innen wird zusätzlich auf die Rechtlichen Bedingungen, für die Nutzung des Service «Mein Konto» und die «Rechtlichen Hinweise für die Nutzung der Internetseiten der Stadt Zürich» sowie auf vorstehend Ziff. 1, letzter Absatz, verwiesen.
Den Nutzer*innen werden ausschliesslich die Daten der Kinder angezeigt, für die sie*er die elterliche Sorge besitzt. Für Kinder, für die der*dem Nutzer*in keine elterliche Sorge zusteht, besteht weder Einsicht noch Zugriff auf deren Informationen.
Die Eingabe von Daten, die das Kind betreffen, kann von allen registrierten Nutzer*innen vorgenommen und geändert werden. Bei gemeinsamer elterlicher Sorge ist eine Abstimmung mit der jeweils anderen Person mit elterlicher Sorge erforderlich. Die Stadt und das SSD sowie SD als involvierte Departemente sowie alle mit der Datenbearbeitung befassten Stellen dürfen auf die Angaben und Einträge einer*eines Nutzer*in abstellen und davon ausgehen, dass diese im Einvernehmen mit der anderen Person mit elterlicher Sorge erfolgt sind. Der Service «Meine Kinder» erfasst insbesondere folgende Daten bzw. Daten, die mit den folgenden Prozessen in Verbindung stehen:
- Die Zuordnung der*des «Mein Konto»-Nutzer*in zur*zum Nutzer*in mit elterlicher Sorge für den Service «Meine Kinder» während des Registrierungsvorganges.
- Die Verknüpfung der Kinder, für welche der*die Nutzer*in die elterliche Sorge innehat, sowie der allfälligen weiteren Personen mit elterlicher Sorge.
- Die Verknüpfung der Daten mit den in «Mein Konto» aktivierten Services des SSD wie «Schulische Betreuung verwalten»*, «Mein MKZ»* und «Sportportal»*
- Die Kontaktdaten der Nutzer*in und Zustimmung resp. Ablehnung für die Freigabe der Kontaktdaten für die Klassenliste des Kindes / der Kinder bei Registrierung an der Volksschule.
- Die Registrierung an der Volksschule inkl. der für den Schul- und Betreuungskontext benötigten Daten des Kindes (bspw. Verpflegungswünsche, Sprachkenntnisse, allfällige Gesuche, Zustimmung resp. Ablehnung von Bild- und Tonaufnahmen des Kindes)
- Die Abmeldung von der Volksschule inkl. entsprechender Nachweise (bspw. Bestätigung Kinderarzt bei Rückstellungen, Bestätigung der Privatschule)
- Die Einreichung von jährlichen Nachweisen (bspw. Bestätigung Privatschule) bei von der Volksschule abgemeldeten Kindern.
- Die Einreichung von Nachweisen (bspw. Zeugnisse Sek für Zuteilung) bei vorgängig abgemeldeten Kindern.
* sobald implementiert
- Die Registrierung für die Schulische Betreuung und die Nutzung des Service «Schulische Betreuung verwalten»
- Der Erstantrag oder Antrag auf Verlängerung von Subventionen für die Betreuung im Vorschul- und Schulalter inkl. entsprechender Nachweise (bspw. erforderliche Steuerdaten).
- Der Antrag auf Verlängerung von Schulgeldermässigung von Musik-, Tanz- und Theaterunterricht.
- Die Stichproben von Subventionen im Vorschulalter inkl. entsprechender Nachweise (bspw. Arbeitgeberbestätigung des Arbeitspensums)
- Die Anzeige der aktiven Subventionen und Schulgeldermässigungen im Vorschul- und Schulalter
Die erfassten Daten oder die Mitteilungen der Nutzer*innen inkl. Metadaten, welche über den Service «Meine Kinder» versendet werden, werden in den jeweiligen Datenbanken des SSD und SD sowie Umsystemen gespeichert, aber nicht im Service «Meine Kinder». Neben den üblichen Metadaten der Mitteilung (z. B. Absender, Sendezeitpunkt) werden weitere Metadaten wie die Zuordnung zur zuständigen KSB und der Bearbeitungsstatus gespeichert.
Die Mitteilungen inkl. Metadaten des SSD und für den Prozess der Subventionen Betreuung im Vorschulalter des SD oder der KSB, welche über den Service «Meine Kinder» versendet werden, werden in der Datenbank des SSD gespeichert, aber nicht im Service «Meine Kinder». Mitteilungen können von dem*der Nutzer*in nach der Zweifach-Authentifizierung im elektronischen Briefkasten von «Mein Konto» eingesehen werden.
Auf dem Computer der Nutzer*innen werden durch die Nutzung des Services «Meine Kinder» grundsätzlich keine Daten gespeichert, ausser die*der Nutzer*in lädt Daten (z. B. PDF-Dokumente) herunter. Der Zugriff auf den Service «Meine Kinder» wird nicht im Browser-Cache auf dem Computer der*des Nutzer*in abgelegt.
Die durch den Service «Meine Kinder» erfassten Daten werden vom SSD und für den Prozess der Subventionen Betreuung im Vorschulalter vom SD* nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben bearbeitet und nur soweit zulässig weitergegeben. Die vorgenannten Daten werden nicht zu Auswertungs- oder anderen Zwecken verknüpft.
*sobald implementiert
Weitere Daten wie Name, Vorname, Rufvorname, Adresse, Nationalität, Geschlecht, Geburtsdatum und AHVN13, können durch die*den Nutzer*in nicht bearbeitet werden. Diese Daten werden direkt aus der beim SSD im Einsatz stehenden Datenbank über eine sichere Verbindung abgerufen.
Das SSD kann die vorliegenden Besonderen Nutzungsregelungen jederzeit ändern. Die Änderungen werden der*dem Nutzer*in über den Service «Meine Kinder» mitgeteilt oder auf andere geeignete Weise (z. B. bei der Anmeldung) bekanntgegeben. Sie gelten als genehmigt, sofern die*der Nutzer*in nicht innert Monatsfrist schriftlich (E-Mail genügt) widerspricht. Bei einem Widerspruch ist für die*den betreffenden Nutzer*in kein Zugang zum Service «Meine Kinder» mehr möglich und alle Informationen im Zusammenhang mit den Dienstleistungen des Service «Meine Kinder» werden künftig wieder per Post zugestellt.
Bei Streitigkeiten betreffend den Service «Meine Kinder» gilt als ausschliesslicher Gerichtsstand die Stadt Zürich und es gilt Schweizer Recht.