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IT-Strategie

Umsetzung der IT-Strategie der Stadt Zürich zur Eindämmung der Informatikkosten

Im Jahr 2005 hat der Stadtrat im Rahmen des Projekts "Führungsmodell Stadtrat Zürich" entschieden, die aus den neunziger Jahren stammende IT-Strategie umfassend zu überarbeiten und neu festzulegen. Die städtische IT war zu diesem Zeitpunkt stark dezentral ausgerichtet, in über 80 Dienstabteilungen war eine grosse Vielfalt an Hard- und Software zu finden.

Die IT-Strategie sollte sicher stellen, dass die IT-Ressourcen innerhalb der Stadtverwaltung optimal eingesetzt werden und somit die Informatikkosten mittelfristig eingedämmt werden können. Dieses Ziel wurde mit einer Konsolidierung und Standardisierung der Basis-Informatikleistungen erreicht, die neu stadtweit von der OIZ (Organisation und Informatik) erbracht werden. Die Fach-InformatikerInnen in den jeweiligen städtischen Dienstabteilungen konzentrieren sich auf die geschäftsprozessnahe, spezialisierte Fach- und Branchen-IT. Damit führt die neue Organisation auch zu einer Professionalisierung und unterstützt die Bewältigung der immer komplexer werdenden Anforderungen von IT-Projekten.

Das von allen Dienstabteilungen, von FachvertreterInnen und dem Stadtrat mitgetragene Neukonzept wurde im Sommer 2006 beschlossen und seit 2007 unter Leitung der OIZ umgesetzt. Es ist in 7 Teilziele aufgeteilt:

Ziel 1: Neue IT-Steuerung

Eine neue IT-Steuerung, die neu geschaffene Funktion des IT-Controllings und eine IT-Delegation, die sich aus VertreterInnen des Stadtrats und IT-LeiterInnen zusammensetzt, sollten die Transparenz von neuen und laufenden IT-Vorhaben sicher stellen. Diese neue Steuerung ist mit dem Stadtratsbeschluss Nr. 68 vom 24. Januar 2007 in Kraft getreten.

Ziel 2: Einheitliche IT-Basis-Infrastruktur

Die IT-Basis-Infrastruktur wurde für alle städtischen Dienstabteilungen standardisiert. Dazu gehören z.B. ein gemeinsames Mailsystem oder ein stadtweit gleichartig aufgebautes Netzwerk und Vorgaben für die Beschaffung neuer Fachanwendungen, die dann auf der Basis-Infrastruktur betrieben werden sollen. Die Standard-Architektur wurde in Konzepten stadtweit definiert. Zu den jeweils spezifischen Fachapplikationen bei den Dienstabteilungen (z.B. Verkehrssteuerung, Wasserversorgung, Schulinformatik) wurden Schnittstellen geschaffen. Diese Konzepte wurden per Ende 2008 fertig gestellt und für verbindlich erklärt.

Ziel 3: Zentraler Service Desk als Anlaufstelle für IT-Support

Sobald die Standard-IT-Arbeitsplätze in einer Dienstabteilung implementiert waren(„Roll-out“ der PCs), wurde diese Dienstabteilung auch der zentralen Support-Organisation der OIZ angeschlossen. Der Service-Desk ist einzige Anlaufstelle für alle IT-Fragen und Störungen; dort wird auch die Triage bei Fragen zu Fachapplikationen vorgenommen. Die Leistungen des Service Desk sind in Service Level Agreements (SLA) definiert. Die Betriebs- und Supportprozesse innerhalb der OIZ werden nach dem ITIL-Glossar definiert, alle OIZ-Mitarbeitenden haben eine entsprechende Schulung erhalten.

Ziel 4: Neues ERP-System

Im Januar 2008 wurde in ca. 80 Organisationseinheiten der Stadtverwaltung SAP als einheitlicher Standard für das Finanz- und Rechnungswesen und das Personalwesen eingeführt. Ausserdem wurden für verschiedene Dienstabteilungen logistische Grundfunktionen (z.B. Einkauf) auf SAP umgestellt.

Ziel 5: Einheitlicher IT-Büroarbeitsplatz

In der Stadtverwaltung gibt es rund 19'000 Computer-Büroarbeitsplätze. Im Rahmen der neuen IT-Strategie wurde die Ausstattung dieser Arbeitsplätze mit Hard- und Software über alle Dienstabteilungen standardisiert. Diese Standards wurden bereits 2007 nach ausführlicher Evaluation festgelegt. Um den Projektverlauf nicht unnötig zu komplizieren und aus der Standardisierung den vollen Nutzen zu ziehen, wurde bis zum Abschluss der Standardisierung 2011 überall dieser festgelegte Standard implementiert.

So konnten beispielsweise durch die zentrale Beschaffung von Hardware Kosteneinsparungen von über 30% - gegenüber der bisher individuellen Beschaffung durch die Dienstabteilungen - erzielt werden.

Ziel 6: Reduktion der Betriebszentren auf zwei grosse Rechenzentren

2006 verfügte die Stadt Zürich über ein einziges Rechenzentrum (RZ), in dem - als "Nervenzentrum" der Stadtverwaltung - das stadteigene Glasfasernetz zentral gesteuert wurde und die Rechner und Informatik-Infrastruktur für zahlreiche städtische Dienstabteilungen untergebracht waren.  Neben dem RZ der OIZ bestanden über 100 dezentrale kleinere Systemraumflächen und Serverräume über das gesamte Stadtgebiet verteilt. Aus Sicherheits- und Effizienzgründen sollten diese dezentralen Standorte grossteils aufgehoben und durch einen konzentrierten RZ-Betrieb an zwei Standorten ersetzt werden. Nur eine solche Zwei-Center-Strategie entsprach den zeitgemässen Anforderungen an Ausfallsicherheit und Datensicherheit: Bei einem Ausfall des einen RZs kann der andere Standort die Weiterführung des Betriebs vorübergehend sicherstellen. Da das damalige RZ der OIZ von der Besitzerin zurückgebaut wurde, war die OIZ darauf angewiesen, innert 5 Jahren gleich zwei neue Standorte zu finden und zu beziehen.
Mehr zu den zwei RZ-Projekten Albis und Hagenholz

Ziel 7: Zielführende Investitions-, Verrechnungs- und Preismodelle

Im Rahmen der IT-Strategie 2006 wurden auch die Verrechnungs- und Preismodelle überarbeitet. Ab 2009 wechselte die OIZ von der Voll- zur Teilkostenverrechnung. Dies hat den Vorteil, dass nur noch jene Kosten den Dienstabteilungen über die Produktpreise verrechnet werden, die von diesen auch beeinflusst und gesteuert werden können. Die zentral bei der OIZ anfallenden Kosten für den Betrieb des Rechenzentrums, Netzwerkbetrieb, PC-Support, Service Desk, Security etc. werden nicht mehr an die Dienstabteilungen weiterverrechnet, sondern zentral bei der OIZ ausgewiesen und durch die Gesamtverwaltung abgegolten.
Durch die Umsetzung der Teilkostenrechnung behält die OIZ künftig die Fixkosten in ihrer Rechnung. Umgekehrt fallen dadurch bei den anderen Dienstabteilungen geringere Belastungen an. Das neue Verfahren führte in der städtischen IT insgesamt zu mehr Kostentransparenz, da die IT-Aufwände in ihrer Gesamtheit für die Basisleistungen ausgewiesen werden.

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