Handbuch für Hochbauvorhaben
Im Handbuch für Hochbauvorhaben der Stadt Zürich «Wir bauen für Zürich» sind die Prozesse und Grundsätze für die Zusammenarbeit und Vorgehensweise bei städtischen Hochbauvorhaben geregelt. Das Handbuch wurde 2023 überarbeitet und aktualisiert.
Vorwort André Odermatt & Daniel Leupi
In der Stadt Zürich wird gebaut, instand gesetzt und erweitert. Denn die wachsende Bevölkerung braucht Raum und Infrastrukturen, zum Beispiel zum Wohnen, Lernen, Arbeiten, Bewegen oder Genesen. Genauso vielfältig wie der Raumbedarf sind die städtischen Hochbauvorhaben selbst sowie die verschiedenen daran beteiligten Departemente und Dienstabteilungen. Diese nehmen unterschiedliche Aufgaben wahr und verkörpern, ihrem Auftrag entsprechend, verschiedene Rollen im Bauprozess. Um eine erfolgreiche und konstruktive Zusammenarbeit zu gewährleisten, wurden diese verschiedenen Rollen und ihr Zusammenspiel bereits 2005 erstmals in einem Verfahrenshandbuch festgehalten und die gemeinsamen Prozesse beschrieben.
Mit dem neuen Handbuch «Wir bauen für Zürich» legt die Stadt Zürich den Grundstein für eine effiziente, vorausschauende und ressourcenschonende Umsetzung von städtischen Hochbauvorhaben. Es liefert ein wertvolles Instrument, um gemeinsam für Zürich zu bauen.
Ziele & Anwendungsbereich
Erfahren Sie im Video, was im überarbeiteten Handbuch neu ist und was den Projektbeteiligten daran wichtig ist.
Inhalte Handbuch
Das neue Handbuch ist gegliedert in die untenstehenden sechs Kapitel. Hier finden Sie eine Zusammenfassung der Kapitel und die Information, mit was sich die jeweiligen Kapitel befassen.
Die ganze Version des Handbuches finden Sie weiter unten zum Herunterladen.
Das Immobilienportfolio der Stadt Zürich ist eines der grössten der Schweiz. Basierend auf der Immobilienstrategie der Stadt Zürich wird dieses vielseitige Portfolio nachhaltig und koordiniert weiterentwickelt. Dabei dient das Handbuch «Wir bauen für Zürich» als Orientierung und Rahmen für die städtischen Mitarbeitenden. Es regelt die Zusammenarbeit, die Kompetenzen und Aufgaben der verschiedenen beteiligten Rollen an städtischen Hochbauvorhaben mit den dazugehörenden Freiräumen während der Phasen Initialisierung, Projektierung und Ausführung. Es beschreibt die Rollen auf generische Weise und zeigt ebenfalls auf, wie sich ein Hochbauvorhaben in die Landschaft städtischer Strategien und Ziele einbettet. Zusätzlich werden weitere wichtige Bestandteile einer ressourceneffizienten und zielorientierten Entwicklung und Umsetzung von städtischen Hochbauvorhaben festgehalten.
Die Stadt Zürich erfüllt vielfältige Aufgaben und stellt der Stadtbevölkerung und ihren Besucher*innen zahlreiche Angebote zur Verfügung. Entsprechend unterschiedlich sind die jeweiligen Schwerpunkte, Aufträge und Ziele der verschiedenen Departemente und Dienstabteilungen. Diese Vielfalt ist in der Zusammenarbeit herausfordernd, weil andere Rahmenbedingungen auch andere Interessen mit sich bringen.
Um die Zusammenarbeit in diesem vielfältigen Kontext möglichst reibungslos zu gestalten, braucht es neben einheitlichen Prozessen und Rollendefinitionen eine konstruktive Zusammenarbeitskultur. Diese ist geprägt vom Verständnis für die anderen Rollen und vom Einbringen der eigenen Kompetenzen. Das Ziel ist stets, gemeinsam die bestmögliche Lösung im Sinne des vereinbarten Projektauftrags (Qualität, Kosten und Termine) zu finden und umzusetzen.
Am Verfahren für Hochbauten der Stadt Zürich sind vier Hauptrollen beteiligt: Bauherrenvertretung, Bewirtschaftung, Eigentümervertretung und Nutzenden-/Mietendenvertretung. Neu ist die Rolle der Fachvertretung beschrieben, die nicht direkt im Bauvorhaben, sondern vorgelagert wirkt. Die Rollen werden von verschiedenen, meist städtischen Partner*innen eingenommen, die in unterschiedlichen Konstellationen miteinander vernetzt sind. Einzelne Dienstabteilungen können auch mehrere Rollen einnehmen und damit in verschiedenen Formen auf den gemeinsamen Prozess einwirken (z. B. Grün Stadt Zürich in den Rollen BW, EV und FAV). Ebenso können sich mehrere Dienstabteilungen eine Rolle untereinander aufteilen (z. B. die Rolle der Bewirtschaftung mit IMMO und Sportamt im Teilportfolio Sportbauten). Gemeinsam und lösungsorientiert arbeiten sie an der Initialisierung, Planung und Umsetzung städtischer Hochbauvorhaben. Dabei berücksichtigen sie alle übergeordneten Vorgaben und Ziele und verfolgen diese bestmöglich.
Ein städtisches Hochbauvorhaben durchläuft verschiedene Phasen von der strategischen Planung über die Planung und Realisierung bis zur Fertigstellung. Während dieser unterschiedlichen Phasen arbeiten die beteiligten Personen in unterschiedlichen Organisationsformen zusammen: In den frühen Phasen werden Projekte über die Linienorganisation gesteuert. In den SIA-Phasen 3 bis 5 ist eine Standard-Projektorganisation definiert. Diese umfasst neben dem Projektteam (PT) auf operativer Ebene auch den Projektausschuss (PA) auf strategischer Ebene.
Ausnahmen sind sogenannte Kleinprojekte mit Erstellungskosten von bis zu 2 Millionen Franken, die in der Regel ohne strategisches Gremium auskommen. Auch «Grossprojekte» von besonderem Umfang, hoher Komplexität und/oder politischer Relevanz können von der Standard-Projektorganisation abweichen und zusätzlich einen Steuerungsausschuss haben.
Die operativen Gremien der Standard-Projektorganisation sind das Kernteam, das Projektteam, das Bauteam und das Betriebsteam. Als strategische Gremien gibt es den Projektausschuss in der Standard-Projektorganisation sowie die Möglichkeit eines Steuerungsausschusses bei «Grossprojekten».
Sowohl die Kommunikation innerhalb der Projektorganisation als auch die Kommunikation nach aussen ist zentral für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Eine gute und offene Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten und innerhalb des PT trägt einen grossen Teil zur kollegialen, konsens- und dienstleistungsorientierten Zusammenarbeit bei. Besonders wichtig ist dabei, dass Informationen rechtzeitig an den relevanten Stellen, dazu gehört auch die jeweilige Linienorganisation, zur Verfügung stehen und Beschlüsse zeitnah protokolliert und zugänglich gemacht werden.
Innerhalb der PO und mit den beteiligten Partner*innen geschieht die Kommunikation und Information auf verschiedenen Ebenen und über diverse Kanäle. Den Beteiligten kommen dabei unterschiedliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu.
Der Lead für die externe Kommunikation zu städtischen Hochbauvorhaben ist, abhängig von der jeweiligen Phase, entweder bei der Eigentümervertretung oder der Bauherrenvertretung angesiedelt. Einzelne Kommunikationsmassnahmen erfolgen in Koordination mit den am Projekt beteiligten Rollen. Die Medienarbeit wird über die zuständigen Medienstellen abgewickelt.
Kernelement und wichtiger Bestandteil des neuen Handbuchs ist – neben dem Rollenmodell und der Standard-Projektorganisation – die Prozesslandschaft, bestehend aus einer Vielzahl von standardisierten Prozessen. Die Kernprozesse stehen als Prozesszeichnungen mit Steckbrief zur Verfügung. Die vier verwaltungsspezifischen Prozesse «Auftrag vereinbaren», «Eskalation abwickeln», «Projektierungs- oder Ausführungskredit einholen» und «Projektrahmenänderung prüfen und entscheiden» werden teilweise nur in Form eines Steckbriefs beschrieben.