Die Stadt Zürich nutzt in den von ihr betriebenen Kitas eine App für den Informationsaustausch mit den Eltern.
Für die Eltern bedeutet das, dass sie Anliegen und Informationen zur Betreuung, zum Beispiel Abwesenheiten, Wünsche für Zusatztage, Anfragen für Besprechungstermine oder spezifische Ernährungshinweise in Bezug auf ihr Kind, unkompliziert per Handy oder Tablet über die einfach zu bedienende Kita-App eingeben können.
Die jeweiligen Kitas können ihrerseits wichtige Hinweise wie Veranstaltungstermine oder News, Projekte in der Kindergruppe sowie tagesaktuelle Infos zum Kind direkt mit den Eltern teilen. Funktionen wie die Übersetzung in diverse Sprachen erleichtern die Kommunikation zusätzlich.
Alle Elternteile, deren Kind in eine der zwölf städtischen Kitas besucht, erhalten per Mail einen persönlichen Einladungslink zum Download der App für iPhone und Android.
Administrative Informationen, die bisher per Mail, Telefon, Aushang oder Notizzettel geteilt worden sind, lassen sich über die Kita-App bequem bündeln. So bleibt im persönlichen Gespräch beim Bringen und Abholen Zeit für das Wesentliche: Das Kind und seine Entwicklung.
Folgende Funktionen sind zur Zeit aktiv:
Neue Nachrichten und Informationen aus der Kita sind im Bereich «Aktuell» ersichtlich. Hier erhalten die Eltern auch Informationen zum Tag ihres Kindes, je nach Bedarf zu den Mahlzeiten, zum Schlafen und zu den Tagesaktivitäten.
Im Kalender sind alle terminrelevanten Einträge nach Tag, Woche oder Monat sortiert.
Hier können die Eltern Abweichungen von den üblichen Bring- und Holzeiten an einzelnen Tagen anbringen. Z.B. dass sie ihr Kind heute oder in einigen Tagen früher abholen werden. (Wenn die Eltern die Bring- und Holzeiten grundsätzlich anpassen möchten, teilen sie dies der Kita ihres Kindes separat mit (mündlich oder per Messenger). Die Kita-Leitung veranlasst dann die vertragliche Änderung.)
Mit dieser Funktion melden die Eltern ihr Kind bei Krankheit in der Kita ab.
Die Nachrichten der Eltern ans Kita-Team können von allen Betreuungspersonen der Gruppe des jeweiligen Kindes gelesen und beantwortet werden. Den Messenger nutzen die Eltern auch:
Mit dieser Funktion können die Eltern aktuelle Informationen zum Kind für den jeweiligen Tag deponieren.
Bei Beiträgen handelt es sich um allgemeine Informationen aus der Kita. Diese können die Eltern hier einsehen.
Falls die Kita Bilder von einem Kind teilt (entsprechend den Einstellungen), finden die Eltern diese hier. Auch bei entsprechender Einwilligung der Eltern werden Bilder jedoch zurückhaltend in der App veröffentlicht. Die Fachpersonen dokumentieren vor allem Highlights bei Entwicklungsschritten (wenn möglich) fotografisch.
Das eigene Kind erwähnt immer wieder ein anderes Kind aus der Gruppe? Hier können Kita-Eltern andere Eltern für einen Spieltermin ausserhalb der Kita anfragen, ohne dass sie ihre Kontaktangaben teilen.
Die Eltern können ihre Kontaktangaben gezielt mit anderen Eltern (für die Gruppe des Kindes oder die ganze Kita) teilen und von anderen Eltern mit ihnen geteilte Kontaktinformationen hier einsehen.
Hier können die Eltern Ihre Ferienplanung und weitere geplante Abwesenheiten ihres Kindes eingeben.
Unter Kinderdaten machen die Eltern Angaben zu Einwilligungen zu Foto- und Videoaufnahmen mit der App sowie sofern nötig zu Allergien, benötigten Medikamenten, speziellen Ernährungsbedürfnissen, Notfallkontakten und abholberechtigten Personen. Die Eltern teilen Änderungen dieser wichtigen Angaben der Kita auch separat mit (mündlich oder per Messenger).
Für fremdsprachige Eltern ist zudem die Funktion Übersetzung Sprache hilfreich. Unter Einstellungen/Zahnrad (für iOS) oder direkt im Menü (für Android) können sie aus über 100 Sprachen wählen, in welche die Informationen der Kita übersetzt werden können. Die Rahmensprache legen die Eltern bei den Handy-Einstellungen (iOS) oder in der App unter Einstellungen/Zahnrad in der Rubrik Allgemein (Android) fest.
Alle Funktionen sind im Hilfezentrum der App beschrieben und mit detaillierten Screenshots bebildert. Sie sind ausserdem hier einsehbar:
Bei der Kita-App handelt es sich um ein auf dem Markt bereits gut etabliertes Produkt. Die datenschutzrechtlichen Aspekte wurden sorgfältig geprüft. Die hochgeladenen Daten liegen auf einem durch Verschlüsselung gesicherten Server in Deutschland, so dass sensible Daten geschützt sind. Auf den Kita-Tablets werden keine Daten gespeichert. Das Zertifikat wird unter strenger Prüfung nach DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union) von der unabhängigen Firma PWC ausgestellt. Entsprechende Prüfberichte stehen nachstehend als Download zur Verfügung.
Die Datenbearbeitungen erfolgen pro Kita-Standort getrennt. Die Informationen sind nur für die Eltern des jeweiligen Kindes und die Mitarbeitenden des entsprechenden Standortes sowie für eine beschränkte Anzahl Angestellter im Geschäftsbereich Kinderbetreuung der Stadt Zürich (für Administrations-, Support-, Schulungs- und Entwicklungszwecke) zugänglich. Eine Bekannt- oder Weitergabe an andere Personen innerhalb oder ausserhalb des Geschäftsbereichs Kinderbetreuung erfolgt nicht.
Die Kita-App dient der Vereinfachung der Kommunikation und Alltags-Organisation, indem alle Informationen zum Kita-Alltag für beide Elternteile und für das Kita-Team an einem Ort einsehbar sind. Es werden nur Personen- und andere Daten in der Kita-App bearbeitet, welche die Organisation des Kita-Alltags sicherstellen.
Die Kita-Mitarbeitenden werden regelmässig sensibilisiert, dass die Verhältnismässigkeit der Datenbearbeitung zu wahren ist und dass die Datenbearbeitung von Kindern einem sensiblen Bereich angehört.
Nach Austritt des Kindes werden die Daten automatisch in ein Archiv verschoben und sechs Monate nach Austritt aus der Kita unwiderruflich gelöscht. Das Archiv ist nur den Administrations-Berechtigten des Geschäftsbereichs Kinderbetreuung zugänglich.
Die Eltern erteilen mit der Betreuungsvereinbarung die Einwilligung für das Fotografieren und Filmen ihrer Kinder. Foto- und Videoaufnahmen dienen der Alltagsdokumentation und zum Festhalten wichtiger Entwicklungsschritte.
In der App können die Eltern ihr separates Einverständnis erteilen, ob und wie Fotos und Videos ihrer Kinder innerhalb der App bekannt gegeben werden: Gar nicht (nur sie und die Mitarbeitenden der Kita sehen die Bilder), Bekanntgabe innerhalb der Betreuungsgruppe (für alle Eltern, deren Kind in der gleichen Gruppe betreut wird), Bekanntgabe innerhalb der Kita (für alle Eltern, deren Kind in der gleichen Kita betreut wird). Bei jeder Veröffentlichung prüft die App, ob für die markierten Kinder die notwendige Einwilligung vorliegt.
Grundsätzlich sind die Fachpersonen angehalten, Fotos zurückhaltend auf der App zu veröffentlichen. Ihre Aufmerksamkeit gilt dem Kind und nicht dem Fotografieren.