Bevor er digitalisiert wird, wird der Prozess zuerst aufgezeichnet und eingehend geprüft.
Der Digital-Pakt des Stadtrats bekräftigte die Digitalisierung der Zürcher Verwaltung. Das Digitalisierungsprogramm Digi+ zeigt erste Erfolge.
Artikel erschienen am 05. September 2022
Mit dem Programm «Digi+» von OIZ und Smart City will der Stadtrat das Digitalisierungsniveau in der gesamten Stadtverwaltung weiter anheben. Vor allem auch kleine und mittlere städtische Abteilungen mit nur beschränkten Ressourcen und Personal sollen von den Möglichkeiten der Digitalisierung profitieren können.
Animationsfilm: Was sind Digi+ und der Digital-Pakt Zürich?
Inhaltliche Schwerpunkte und Ziele des Digi+Programms und des Digital-Paktes der Stadt Zürich
Digitalisieren: Priorität im obersten Kader der Stadt
Die Digitalisierung hat in den verschiedenen Departementen und Dienstabteilungen sehr unterschiedliche Ausprägungen. Was aber überall gleich ist: Mehr Schub für die Digitalisierung ist eine Führungsaufgabe. Der Zürcher Stadtrat hat deshalb zusammen mit dem höchsten Kader der Stadtverwaltung den Digital-Pakt Zürich unterschrieben. Der Digital-Pakt fasst die Grundsätze zusammen, wie die Digitalisierung der Stadtverwaltung gestaltet und aktiv gefördert wird. Wir fragten Simone Rangosch, Direktorin des Tiefbauamtes , René Estermann, Direktor des Umwelt- und Gesundheitsschutzes und Annette Bhagwati, Direktorin des Museums Rietberg danach, welche Rolle die Digitalisierung in ihrem Wirkungsbereich spielt.
Direktor*innen der Stadt über die Rolle der Digitalisierung in ihren Departementen
Wir fragten Simone Rangosch, Direktorin des Tiefbauamtes , René Estermann, Direktor des Umwelt- und Gesundheitsschutzes und Annette Bhagwati, Direktorin des Museums Rietberg danach, welche Rolle die Digitalisierung in ihrem Wirkungsbereich spielt.
Abläufe automatisieren, medienbruchfreie Prozesse als Herausforderungen.
In den vergangenen Monaten hat das Digi+ Team die Bedürfnisse von über zwei Dutzend Abteilungen der Stadt mittels Erstgespräche analysiert.
Um die grössten Potentiale und die richtige Priorisierung zu kartieren, haben Digi+Teammitglieder mit verschiedenen Departementsverantwortlichen die ersten «Digitalisierungsroadmaps» erstellt. Die Roadmaps helfen auch dabei, Transparenz über bestehende Vorhaben in den einzelnen Departementen und Abteilungen zu schaffen und diese zu koordinieren.
Parallel dazu werden mit Geschäftsleitungen Digitalisierungsworkshops durchgeführt. Ziel der Workshops ist es unter anderem, das oberste Kader der Departemente und Abteilungen im Thema Digitalisierung weiter zu sensibilisieren und die für sie richtigen Angebote auszumachen.
In einem weiteren Schwerpunkt sucht Digi+ zusammen mit den Departementen und Abteilungen aktiv nach Möglichkeiten, bestehende städtische Digitalisierungswerkzeuge, -methoden und -angebote systematischer zu nutzen.
Vom Projektstart bis zur Live-Schaltung in acht Wochen
Prototypierung auf dem digitalen Whiteboard
Quick Wins, die Digi+ im Gespräch mit den Departementen und Abteilungen ermittelt, werden umgehend als Vorhaben aufgenommen und realisiert. Ein gutes Beispiel ist die Online-Bestellung von Katasterplänen bei Geomatik und Vermessung (GeoZ). Zusammen mit den Mitarbeitenden von GeoZ erarbeitete das Digi+ Team einen Prototyp. Nach acht Wochen Projektzeit konnte das Projektteam die neue Lösung live-schalten. Im Vergleich zur vorherigen PDF-Version ist der neue Bestellprozess viel benutzerfreundlicher. Er reduzierte die Fehlerquote im Bestellprozess und verbesserte somit den Prozess qualitativ, während er die Wartezeit für Nutzer*innen reduzierte. Das Projektteam arbeitet Anregungen von Kund*innen kontinuierlich in die Lösung ein.
Projekte in Umsetzung, Projekte umgesetzt
Digi+ hat bisher 27 Digitalisierungsvorhaben quer durch die Stadtverwaltung initialisiert. Sie befinden sich in Umsetzung oder sind bereits abgeschlossen. Zwei Beispiele:
Bestattungsberatung digital vorbereiten
Bei der Anmeldung eines Todesfalls gibt es ein Beratungsgespräch zwischen dem Bestattungsamt und den Angehörigen. Digi+ hat nun einen ersten Prototyp für die digitale Vorbereitung solcher Gespräche erstellt. Damit können sich Menschen, die eine*n Angehörige*n verloren haben, schon vor dem Beratungsgespräch online auf alle Aspekte der Bestattung vorbereiten.
Stellvertreter*innen Pool für schulische Betreuung (SAM)
Wenn kurzfristig Betreuungspersonen ausfallen, gilt es, schnell eine gute Ersatzperson zu finden. In einem Prototyp führt Digi+ die Angaben der Stellvertretungspersonen – beispielsweise zu Verfügbarkeit und Profil – mit den Anfragen der Betreuungsorganisationen zusammen.
Noch mehr Digitalkompetenz in der Stadt
Digi+ entwickelt und realisiert digitale Services für die Bevölkerung und digitalisiert stadtinterne Prozesse. In den Bereichen Entwicklung und Projektleitung rekrutiert das Team weitere Mitglieder. Verfügen Sie über Kompetenzen in diesen Bereichen und möchten Sie den Einwohner*innen von Zürich die bestmögliche digitale Abwicklung ihrer Anliegen an die Stadt ermöglichen, schauen Sie bitte bei unseren Stellenangeboten im Web.