Die Ombudsfrau stellt fest, dass für eine gute Verwaltungsführung die Personalführung, die gelebte Betriebskultur und namentlich das Führungsverhalten der Vorgesetzten genauso wichtig sind wie die Arbeitsabläufe und die sachspezifische Bearbeitung, für welche die Dienstabteilungen der Departemente und die Behörden jeweils zuständig sind. Aufgabenausführung und Arbeitsklima hängen oft eng miteinander zusammen und beeinflussen sich gegenseitig. Vorgesetzte aller Stufen sollten dies künftig vermehrt beachten und sich konsequenter der Personalführung in all ihren Facetten, namentlich aber in Konfliktsituationen, widmen.

In der Praxis haben sich im Berichtsjahr folgende Konfliktfelder gezeigt:

• Ältere Mitarbeitende mit gesundheitlichen Schwierigkeiten oder Ermüdungserscheinungen werden häufig zusätzlich unter Druck gesetzt. Die vom Bundesgericht gerade für diese Gruppe Mitarbeitender anerkannte gesteigerte Fürsorgepflicht wird vielfach zu wenig beachtet.
• Reorganisationsmassnahmen, die zum Stellenverlust führen, betreffen immer auch ältere Mitarbeitende. Ihnen kann überdurchschnittlich selten eine angemessene Ersatzaufgabe angeboten werden. Dabei kommt es oftmals zu einer unverschuldeten Auflösung des Arbeitsverhältnisses. Die Ombudsstelle hat sich darüber hinaus generell vermehrt mit Kündigungen und Auflösungen des Arbeitsverhältnisses in Konfliktsituationen zu beschäftigen.
• Ähnliches gilt für Mitarbeitende, die aus psychischen oder physischen Gründen eine längere Zeit arbeitsunfähig waren. Ihr erfolgreicher beruflicher Wiedereinstieg gestaltet sich mangels geeigneter Unterstützungsinstrumente vielfach als schwierig. Neben dem nötigen Fachwissen und der Begleitung für Vorgesetzte fehlt es für die berufliche Integration auch an nötigen Anreizen, entsprechende Anstellungen zu ermöglichen.
• Die vielfältigen Aspekte zur Vereinbarkeit von Familien- und Berufsarbeit bleiben weiterhin häufiges Thema. Die Umsetzung der im Personalrecht mehrfach verankerten Förderungsabsicht bietet vor allem Schwierigkeiten beim Wunsch nach Pensumsreduktion, bei der Anpassung der Arbeitstage und -zeiten, beim Bezug eines unbezahlten Urlaubs im Anschluss an den Mutterschaftsurlaub sowie bei erwünschter Beibehaltung der bisherigen Leitungsfunktion trotz Pensumsreduktion.
• Häufiger als früher werden Verwandte, Verschwägerte, Partnerinnen und Partner, Freundinnen und Freunde nicht nur im gleichen Departement, sondern vermehrt auch in der gleichen Behörde oder Verwaltungseinheit oder gar im gleichen Team beschäftigt. Besonders problematisch ist dies, wenn die nahe Beziehung bereits zu Beginn des Arbeitsverhältnisses besteht. Die Ombudsstelle empfiehlt hier ein transparentes Führungsverhalten mit klaren Leitlinien und der entsprechenden Sensibilisierung.
• Schliesslich werden der Ombudsstelle immer wieder Zeugnisse eingereicht, die inhaltlich und sprachlich nicht korrekt bzw. unvollständig sind, oder zeitlich viel zu spät ausgestellt werden.

Zu den wichtigsten drei Empfehlungen der Ombudsfrau gehören:

• Personalverantwortliche, aber auch Vorgesetzte aller Stufen sollen sich regelmässig mit dem städtischen Personalrecht und seinen Konsequenzen vertieft auseinandersetzen und ihr Wissen regelmässig auffrischen. Ihnen steht ein breites Netz an Fachstellen und Beratungsangeboten in der Stadt zur Verfügung, das es vermehrt zu nutzen gilt.
• Je früher Personalkonflikte erkannt und offensiver angegangen werden, desto grösser ist die Chance, dass sie lösungsorientiert und fair geführt werden können. Dazu gehört die Entwicklung einer Haltung, die die Konfliktbewältigung als Teil der Führungsaufgabe und Führungskultur versteht.
• Die Sorgfalts- und Fürsorgepflicht ist bei personalrelevanten Entscheiden ausnahmslos mit zu bedenken.

Weitere Problemschwerpunkte bei Behindertenfragen und im Kindesschutzbereich

Die Ombudsstelle wird regelmässig mit Beschwerden zu Behindertenfragen konfrontiert, teils aus dem Kreis der städtischen Mitarbeitenden, teils von Bürgerinnen und Bürgern. Sie sind so vielfältig, wie sich unterschiedliche Behinderungen im Alltag auswirken können. Schwerpunkte bilden aber immer wieder Fragen zu den Schwierigkeiten im Verkehr, zur Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel und bei der Zugänglichkeit zu Gebäuden, auch städtischen. Für Schülerinnen und Schüler gibt es vielfach das Problem, die für sie geeigneten Schulen zu finden bzw. den für sie angemessenen Förderunterricht zu ermöglichen. Bei den städtischen Arbeitsverhältnissen beschäftigt die Ombudsfrau vor allem, wie Mitarbeitende mit einer Einschränkung eine angemessene Anstellung in der Stadtverwaltung behalten können. Zur Neuanstellung von Menschen mit Behinderungen verfügt die Stadt bisher über wenig Erfahrung.

Zu den besonders anspruchsvollen Geschäften gehören Fragestellungen aus dem Kinderschutzbereich. Obhutsentzug, Einweisung der Kinder in eine Institution oder die Aufhebung bzw. Einschränkung des Besuchsrechts bedeuten für die betroffenen Eltern meist eine schwerwiegende Zäsur. Die Ombudsstelle hat in diesen Fällen in erster Linie eine beratende, klärende und vermittelnde Funktion zu den Verfahrensabläufen. Gelingt es ihr, das Vertrauen der Eltern zu gewinnen, können die anstehenden Fragen erklärt und geklärt werden. Verfahrensabläufe, Bedeutung der Gutachten, Anhörungs- und Akteneinsichtsrechte der Eltern, Kindeswohl und Kindesinteressen, Rollenklärung bezüglich der verschiedenen beteiligten Fachpersonen und Entscheidungsgremien sind für Eltern, die bisher mit diesem Themenbereich keine Erfahrung hatten, oft schwer verständlich und einschätzbar. Die Klärung führt im positiven Fall zu einer Stärkung der Eltern, ihre Rechte wahrzunehmen, sich auf konstruktive und wirkungsvolle Weise ins Verfahren einzubringen und die unterschiedlichen Perspektiven der am Verfahren Beteiligten besser verstehen und anerkennen zu können.

Statistik

Die Ombudsstelle bearbeitete im vergangenen Jahr insgesamt 564 Geschäfte abschliessend (Neueingänge: 551; 2017: 574). Neben dem leichten Rückgang der neuen Geschäfte, ist eine starke Zunahme der eingegangenen Anfragen festzuhalten. Mit 909 Anfragen (2017: 805) beschäftigte sich die Ombudsstelle mit insgesamt so vielen Neueingängen wie   nie zuvor.

Bei gut der Hälfte der Geschäfte (284) stand die Beschwerdeprüfung und/oder Vermittlung im Vordergrund, bei 43 Prozent die Beratungs- und Informationstätigkeit (241). 39 Geschäfte (7 %) wurden im Laufe der Bearbeitung von den Klientinnen und Klienten zurückgezogen. Nur bei 75 Geschäften wurde die Beschwerde abgewiesen oder blieb die Vermittlung ergebnislos. In 74 Prozent der Fälle führten die Beschwerdeprüfung und die Vermittlungstätigkeit zur gänzlichen oder teilweisen Gutheissung bzw. zu einer Vermittlungslösung.

Verwaltungsintern, also personalspezifische Geschäfte wurden 2018 insgesamt 208 Anliegen eingereicht. Dies entspricht einem Anteil von 37 Prozent (2017: 41 %). Überdurchschnittlich hoch fällt der Anteil der Personalgeschäfte aus, der von Frauen eingereicht wurde. Er beträgt 69 Prozent (2017: 64 %). Der Anteil der verwaltungsinternen Beratungs- und Informationsfälle ist mit 150 wie in den Vorjahren erneut hoch. Lediglich in fünf Geschäften wurde die Beschwerde negativ beurteilt oder zeigte die Vermittlung kein positives Ergebnis.