Die KESB trifft von Amtes wegen alle Abklärungen, welche zur Feststellung des Sachverhaltes und zur Prüfung der gesetzlichen Voraussetzungen erforderlich sind. Nur aufgrund sorgfältiger Untersuchung der Verhältnisse und unter Abwägung aller für den Entscheid wesentlichen Umstände kann eine dem Grad der Schutzbedürftigkeit des Betroffenen optimal angepasste Hilfeleistung angeordnet werden. Daher sind auch die Betroffenen zur Mitwirkung verpflichtet.

Die KESB untersteht einer strengen und umfassenden Schweigepflicht. Sie darf Daten und Informationen, welche ihr im Rahmen ihrer Tätigkeit bekannt werden, ohne Einwilligung der Betroffenen oder ohne klare Rechtsgrundlage nicht an Dritte oder andere Behörden weitergeben.

Die von einer gesetzlichen Massnahme betroffenen Personen haben Anspruch auf rechtliches Gehör. Sie werden über die Rechtslage aufgeklärt und über die vorgesehenen Massnahmen und deren Wirkungen umfassend orientiert. Es wird ihnen Gelegenheit gegeben, sich zu allen für den Entscheid wesentlichen Punkten zu äussern, Sachverhalte zu bestreiten oder richtig zu stellen und ihren Standpunkt darzulegen.

Die KESB ist bestrebt, Anzeigen und Gesuche jeweils innert angemessener Frist zu behandeln und die Geschäfte aufgrund ihrer sachlichen und zeitlichen Priorität zu erledigen.

Für die notwendigen Abklärungen ist die KESB auf die Mitwirkung von fachlichen Experten (Ärzte und Ärztinnen etc.) sowie auf die interdisziplinäre Zusammenarbeit mit anderen Fachstellen und Ämtern angewiesen. Sie legt daher grossen Wert auf eine konstruktive Zusammenarbeit mit dem Sozialdepartement  und anderen öffentlichen und privaten Sozialeinrichtungen und Beratungsstellen. Nur durch koordiniertes Zusammenwirken aller Institutionen, welche in der Jugend- und Sozialhilfe tätig sind, können die Interessen der gefährdeten Kinder und hilfsbedürftigen Erwachsenen optimal gewahrt werden.

Aufgrund des Bundesrechts ist die KESB selber ebenfalls interdisziplinär zusammengesetzt. Die Behördenmitglieder verfügen über Ausbildung und Berufserfahrung in den Bereichen Recht, Sozialarbeit, Psychologie und Gesundheit.

Die KESB kann für ihre Amtshandlungen Gebühren und Kosten auferlegen (§ 60 EG KESR).

Unentgeltliche Rechtspflege 

Personen, denen die nötigen Mittel fehlen und deren Begehren nicht offensichtlich aussichtslos erscheint, ist auf entsprechendes Ersuchen die Bezahlung der Verfahrenskosten zu erlassen. Sie haben überdies Anspruch auf Bestellung eines unentgeltlichen Rechtsbeistands, wenn sie nicht in der Lage sind, ihre Rechte im Verfahren selbst zu wahren. 

Das Kindesrecht ist in den Art. 252-327 und das Erwachsenenschutzrecht in den Art. 360-456 des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (ZGB) geregelt. Das kantonale Einführungsgesetz zum Kindes- und Erwachsenenschutzrecht (EG KESR) enthält Vorschriften zur Organisation und zur Zuständigkeit. Für das Verfahren gelten vor allem die Bestimmungen des ZGB, des EG KESR, des Gerichtsorganisationsgesetzes des Kantons Zürich und der eidgenössischen Zivilprozessordnung.

Der Grundsatz der Gesetzmässigkeit besagt, dass die KESB bei ihrer Tätigkeit an die Gesetze gebunden sind und nur dort handeln können, wo eine Rechtsgrundlage besteht. Dadurch sind die betroffenen Personen vor willkürlicher und ungerechtfertigter Einmischung des Staates in ihre privaten Angelegenheiten geschützt. Gesetzmässigkeit heisst aber auch, dass die KESB nur dort Hilfe anbieten kann, wo es das Gesetz vorsieht.

Jede gesetzliche Massnahme ist nicht nur Hilfe, sondern auch ein Eingriff des Staates in die persönliche Freiheit und Privatsphäre der Betroffenen. Kindes- und Erwachsenenschutzmassnahmen dürfen daher nur angeordnet werden, wenn sie zum Schutze der betroffenen Person zwingend erforderlich sind.
Es ist in erster Linie Aufgabe der Angehörigen, der nahestehenden Personen, aber auch der privaten und öffentlichen Sozialdienste und Beratungsstellen, Menschen in Schwierigkeiten die notwendige Hilfe und Unterstützung zu gewähren.

Das Einschreiten der KESB ist immer subsidiär, letztes Mittel und nur dort am Platze, wo freiwillige Betreuung und Vertretung nicht ausreicht oder von vornherein nicht zum Ziel führt. Gesetzliche Massnahmen sind erst dann zu treffen, wenn die Mittel und Angebote der privaten und öffentlichen Sozialhilfe ausgeschöpft sind.

Das Prinzip der Verhältnismässigkeit besagt, dass die gesetzliche Massnahme nicht stärker sein darf, als dies zum Schutze der Betroffenen notwendig ist. Sie hat so schwach wie möglich, aber so stark wie nötig zu sein.
Im Weiteren ist zu prüfen, ob die Massnahme geeignet ist, den angestrebten Zweck zu erfüllen, und ob der zu erwartende Erfolg in einem vernünftigen Verhältnis zur Beschränkung der Freiheit steht.