Nach Möglichkeit beziehen wir die Bevölkerung in den Planungsprozess ein. Mitwirkungsverfahren vermitteln uns ein vertieftes Wissen und Verständnis lokaler Gegebenheiten und Bedürfnisse. Im Dialog mit Direktbetroffenen, Anwohnenden und Nutzenden werden also unterschiedliche Sichtweisen und Interessen zusammengeführt. Projekte können dadurch besser den lokalen Gegebenheiten angepasst werden. So hat das lokale Wissen von Anwohnenden schon oft zu massgeschneiderten Lösungen geführt.

Es wird unterschieden zwischen gesetzlich vorgeschriebenen (formellen) Mitwirkungsverfahren und freiwilligen, informellen Verfahren.

Die formellen Mitwirkungsverfahren erfolgen gemäss §13 des Strassengesetzes. Hier werden die Projekte in einer Informationsveranstaltung oder mit einer Planauflage im Amtshaus und im Internet präsentiert. Planauflage gemäss § 13 StrG.

Projekte ohne wesentliche Änderungen an der Oberfläche werden nicht nach §13 StrG aufgelegt. Bei diesen Projekten werden die Anwohnenden per Rundschreiben vor Baubeginn über das Bauvorhaben informiert.

Im Gegensatz zum formellen ist das informelle Verfahren gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es kommen unterschiedliche Möglichkeiten der Durchführung in Frage: Je nach Situation und Projekt werden zum Beispiel Befragungen vor Ort durchgeführt um Bedürfnisse zu erheben, runde Tische mit Dialoggruppen aus Quartiervertretern gebildet, Einzelgespräche mit Grundeigentümern vereinbart oder auch Workshops mit Anwohnenden veranstaltet.

Nicht bei allen Projekten ist eine Mitwirkung der Bevölkerung möglich. Verschiedene Einflussfaktoren bestimmen den Handlungsspielraum. Meist schränken Sachzwänge wie eine komplexe Verkehrssituation oder mangelnder Gestaltungsspielraum aus räumlichen Gründen die Mitsprachemöglichkeiten ein. Ausserdem sind die Vorgaben aus dem Richtplan, den Normen und Richtlinien sowie übergeordnete Interessen zu berücksichtigen, die die Verwaltung einhalten muss. Diese werden im Rahmen des Mitwirkungsverfahrens jeweils dargelegt.

Projekte, bei denen kein informelles Mitwirkungsverfahren möglich ist, gehen direkt in die Planauflage gemäss §13 StrG.

Die Stadt Zürich ist als öffentlich-rechtliche Institution in ihrem Handeln an etliche Vorgaben gebunden. Wichtige Entscheide, insbesondere solche mit Kostenfolgen bleiben aus gesetzlichen Gründen oft den Behörden vorbehalten und können auch im Rahmen von Mitwirkungsverfahren nicht delegiert werden. Freiwillige Mitwirkungsverfahren können daher nur Grundlagen für formelle Entscheidungen schaffen, diese aber nicht ersetzen.